“مدل‌های عارضه یابی سازمان”

به گزارش تجارت امروز؛ تمثیل سازمان به مثابه موجود زنده الگوی بسیار جالبی به لحاظ پویایی و تغییرات سازمانی است. همانگونه که موجود زنده برای ادامه حیات خود نیازمند رشد و تغییر و بهبود است، سازمان نیز در مواجهه با تغییرات محیطی از جمله تغییرات سیاسی و اقتصادی، تغییرات منابع انسانی، تغییرات رفتار مشتریان و رقبا، تغییرات تکنولوژی و… که هریک تأثیرات متفاوتی را بر وضعیت سازمان خواهند داشت، نیازمند عکس العمل مناسب است.

مواجهه با چالش برای سازمانها گریز ناپذیر است و سازمانها برای توسعه فعالیت های خود ناگزیرند که موانع پیش روی که مانع دستیابی به اهداف میشوند را از طریق عارضه یابی سازمانی به گونه ای رفع نمایند که اثرات ناشی از پیامدهای تغییرات را به حداقل رسانده و تهدید به وجود آمده را به فرصت تبدیل کنند. به نقل از مکنزی، تنها در این صورت است که با راه حل های جسورانه، از چالشها، کسب تجربه نموده و امکان ارتقاء کسب و کار بدست می آید.

برای کشف مشکل و شناخت مساله نیاز به شناسایی چند بعدی مسائل مبتلا به و کسب اطلاعات جامع از سازمان می باشد که از طریق ابزارهایی نظیر مصاحبه، مشاهده و پرسشنامه بدست می آید. این اطلاعات تفصیلی شامل بررسی ساختار و فرایندها در سازمان، استراتژی و ساختار سازمانی، تحلیل بازار و رفتار مشتریان، محصولات و خدمات و… است. تحلیل نقاط قوت و ضعف سازمان و تهدیدها و فرصت ها و در نهایت ارائه راهکار سیستمی از طریق به کار گیری مدل های علمی استاندارد صورت می پذیرد که نتیجه آن بهبود سازمانی و گزارشهای مدیریتی جهت گذر از چالش و برون رفت از شرایط بحران خواهد بود.

پروژه عارضه یابی سازمانی باید در برگیرنده پاسخ به سوالاتی باشد که مجموعه راهکارها و شرح وظایف مشاور و سازمان در آن مشخص شده باشد. از جمله اینکه چه اقداماتی و چگونه و توسط کدام بخش باید انجام شود. نتایج مورد انتظار و دستاوردهای پروژه شامل چه مواردی است و برآورد زمان و هزینه مورد نیاز چگونه است.

در ادامه به برخی از روشهای پذیرفته شده در حوزه عارضه یابی سازمان اشاره میشود.

• مدل چرخه دمینگPDCA) ): دمینگ روشی کارآمد در بهبود مستمراست که توسط دکتر ادوارد دمینگ ارائه شده است. یک روش ساده ولی دائمی برای ایجاد تحولات اثربخش در تمامی فرایندهای کسب و کار است. این مدل از ابتدای کلمات Plan – Do – Check – Act برداشت شده است که به ترتیب به معنی برنامه ریزی، انجام دادن، عمل کردن و چک کردن است. در حقیقت این چرخه، یک چرخه کاری چهار مرحله ای است که برای انجام تغییرات و بهبود فرایند ها در کسب و کار می رود و در نتیجه یک رشد ثابت و بهسازی در تمامی بخش ها را ایجاد می کند. بهترین زمان استفاده از این مدل، وقتی است که رشد و توسعه سازمان به صورت تدریجی ولی پایدار مورد نظر باشد.

چرخه ی PDCA به صورت دایره وار عمل میکند و قابلیت استفاده در بخش های مختلف سازمان نظیربازاریابی، توسعه محصول، ارتقاء فروش، رضایت مشتریان، بهبود کیفیت، برنامه ریزی بلند مدت و… را دارد. این مدل مناسب زمانی است که بهبود تدریجی و نیاز به توسعه امور و یا ارتقا یک فرایند کاری و یا ارتقاء محصول یا خدمات نیاز است. در شکل کلی، چرخه دمینگ زمانی مورد استفاده قرار میگیرد که برنامه ریزی، جمع آوری داده ها، بررسی اولویت ها، ریشه یابی مشکلات و در مجموع انجام هرگونه تغییر تدرجی  و تجزیه و تحلیل ها در مقیاس کوچک مدنظر باشد.

۲-مدل بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت EFQM

مدل تعالی سازمانی یا مدیریت کیفیت، سازمان را ارزیابی و عملکرد آنها را اندازه گیری می کند تا با مقایسه وضعیت موجود و مطلوب شکافها را شناسایی و بررسی نموده و با کشف علل وقوع این شکافها، راه حلهای بهبود وضع موجود را جستجو و اجرا نماید. این مدل (European Foundation of Quality Management) ابزاری اجرایی جهت کمک به سازمان ها برای اطمینان از تحقق استقرار سیستم مدیریتی مناسب است که به وسیله سنجش میزان ثبات مسیر پایداری انجام می پذیرد. در این مدل سازمان در حوزه های توانمندسازها و نتایج بررسی شده و براساس یک منطق مستدل مورد ارزیابی قرار میگیرد. مدل EFQM  یک مدل غیر تجویزی است و به سازمان ها در فرآیند خودارزیابی تعالی و تعیین نقاط قوت و فرصت های بهبود کمک می نماید. مدل EFQM شامل معیارهای ۹گانه ای بشرح نمودار زیر است که به شکلی تفصیلی شامل ابعاد و شاخص های زیرمجموعه می باشد.

۳-مدل کارت امتیازی متوازن BSC

کارت امتیاز متوازن (Balance Score Card) یک چارچوب مفهومی است که وظیفه آن ترجمه اهداف استراتژیک شرکت به مجموعه ای از شاخص های عملکردی است. این شاخص ها بطور معمول از میان چهار وجه: ۱) مالی، ۲) مشتری، ۳) فرایندهای داخلی ۴) یادگیری و رشد انتخاب می شوند و سپس در چارچوب مشخص به آنها امتیازدهی می شود.

این مدل شامل برنامه استراتژیک و یک سیستم مدیریت است که سازمان ها در اموری که سعی دارند انجام دهند، برای هماهنگ سازی کار افراد طبق استراتژی، اولویت پروژه ها، تولید و خدمات، پایش پیشرفت و حصول اهداف به کار می برند. عملیات BSC به شرح نمودار زیر است.

۴-مدل کاهش استراتژیک هزینه و بهبود عملکرد SCR&PI

رویکرد کاهش استراتژیک هزینه ها و بهبود عملکرد با تکیه بر اصل ارتباط میان بهبود عملکرد شرکت با کاهش هزینه ها مطرح شده است. در این روش تمامی ابعاد یک سازمان با هدف بهینه سازی مورد مطالعه قرار می گیرد تا از طریق شناسایی حوزه های ناکارا و بهبود عملکرد، هزینه ها کاهش یاید. در مدل (Strategic Cost Reduction & Performance Improvement) مطالعه تفصیلی بر روی تمامی ابعاد سازمان با هدف بهینه سازی و منطقی سازی آنها انجام می گیرد تا از طریق بهبود عملکرد، هزینه های شرکت در ابعاد مختلف به حداقل و از طرفی کارایی آن به حداکثر برسد. این روش شامل پروسه شناسایی حوزه های ناکارا و نیازمند بهبود در یک سازمان و سپس حذف عدم کارایی ها، حذف ضایعات و بهبود همه جانبه در عملیات و زنجیره ایجاد ارزش سازمان می باشد. در حقیقت به مدیریت کمک میکند تا از منابع در اختیار در جهت نیل به اهداف خود استفاده بهینه نماید.

 ۵-مدل ویس بورد (Weisbord)

مـدل تشـخیص یـا عارضـه یابـی ویس بورد یک مدل شـش بخشـی است که در سـال ۱۹۷۶ مطـرح گردیـد و بـه طـور وسـیعی توسط کارگـزاران تحـول سـازمان اسـتفاده می شـود. در این مدل، شـش حـوزه یـا بخش بسـیار مهـم: ۱)اهـداف ۲)سـاختار ۳) پـاداش دهی ۴) هماهنگـی و کنتـرل ۵) روابط  ۶) رهبری مشـخص شـده اسـت. ایـن بخش هـا، در واقـع عواملـی هسـتند کـه اگـر سـازمان بـه دنبـال تغییـر و تحـول باهدف کسـب موفقیت باشـد، بایـد به نحو صحیـح بـا آنهـا برخـورد نمایـد. این مدل شـش بخشـی، وسـیله ای سـاده و مؤثـر بـرای تشـخیص (عارضه یابـی) مسـائل و مشـکالت سـازمانی اسـت.

به طور کلی، مدل ویس بورد، زمانی که مشاور زمان زیادی برای تشخیص ندارد و یک نقشه سازمانی ساده مورد نیاز است و یا زمانی که مشتری با تفکر سیستمی آشنا نیست، سودمند خواهد بود. در فقدان تفکر سیستمی این مدل مشتری را یاری میکند که تصویری کلی از سازمان خود کسب نماید بدون آنکه نیاز به درک مفاهیم پیچیده ای داشته باشد.

۶-مدل بالدریج

مدل مالکوم بالدریج یکی از مدل های مشهور عارضه یابی و تعالی سازمانی است بطوریکه بسیاری از سازمان ها منابع قابل توجهی را به منظور حرکت به سوی تعالی بر اساس روابط پیشنهادی در مدل بالدریج تخصیص می دهند. سازمان ها به منظور دستیابی به تعالی نیازمند الگوبرداری از بهترین ها و همچنین دانستن اهمیت هریک از ابعاد و تاثیر آنها بر عملکرد شرکت دارند. معیارهای اصلی این مدل شامل رهبری ، طرح‌ریزی استراتژیک ، مشتری‌مداری و بازارمداری، جریان و تحلیل اطلاعات ، مدیریت منابع انسان ، مدیریت فرایند، نتایج کسب و کار سازمان  استوار است.

۷-شش سیگما (Six Sigma)

شش سیگما یک سیستم با رویکرد داده محور برای حذف معایب در هر فرایند از تولید تا فروش و از محصول تا خدمت می باشد. درحقیقت سیستمی انعطاف پذیر جهت تأمین، حفظ و افزایش موفقیت های تجاری هر شرکت است. این روش بیش از آنکه مبتنی بر تئوری باشد، بر اجرا استوار است. شش سیگما یک نگرش منضبط، محرک و روشی برای حذف عیب ها در هر فرایند کسب و کار می باشد. برای رسیدن به اثربخشی و کارآمدی بالاتر با استفاده از روش شش سیگما، سه مؤلفه اصلی مطرح است، مؤلفه اول مربوط به راهبرد است. این مؤلفه راهبردی در حوزه مسؤولیت مدیر اجرایی است. مؤلفه دوم شش سیگما مربوط به تدابیری است که چگونگی عملکرد گروه‌های پروژه در بهبود یک فرایند کاری را نشان می‌دهد و مولفه سوم مؤلفه کلیدی شش سیگما، مسائل فرهنگی است که با استفاده از آنها در سازمان خود، می‌توان شش سیگما را به چیزی فراتر از مجموعه‌ای از تدابیر و روش‌ها بدل ساخت. شش سیگما یک استرانژی تحول سازمانی است که ویژگی آن عملکرد دقیق، حداقل تغییر و کمترین هزینه براساس معیارهای: تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل می باشد.

۸- مدل مک کینزی

شرکت بین المللی مشاوره مدیریت مکنزی (McKinsey)  در سال ۱۹۲۶ توسط جیمز مکنزی   (James O. McKinsey)   و ماروین باور (Marvin Bower)  تاسیس شد و از جمله شرکت‌های معتبر و قدیمی درحوزه مشاوره مدیریت است. نزدیک به ۱۴۰۰۰ نفر در دفترهای مکنزی در سراسر جهان کار می‌کنند و برآورد خدمات مشاوره مدیریت این شرکت حدود ده میلیارد دلار در سال است. برخی از مدلها و راهکارهای مکنزی امروز به عنوان ابزارها و چارچوب‌های استاندارد در مدیریت کسب و کار، مورد استفاده قرار میگیرند. از میان این مدلها،  مدل هفت S یا SevenS مکنزی برای فعالان عرصه مدیریت، شناخته شده تر است. این مدل اولین بار توسط دو تن از مشاوران این شرکت یعنی تام پیترز (Tom Peters) و روبرت واترمن (Robert Waterman) در کتاب در جستجوی برتری یا In Search of Excellence‌  مطرح شد و امروز، شهرتی جهانی دارد. در این مدل هفت معیار مرتبط به هم جهت بررسی و عارضه یابی سازمان مدنظر قرار می گیرد. این عوامل به صورت مکمل، نحوه عملکرد و فعالیت شرکت را در بر میگیرد تا اطمینان حاصل شود قطار رشد و توسعه شرکت در ریل درست قرار داشته و حرکت به سمت رشد مناسبی دارد. این هفت عامل شامل: استراتژی، ارزشهای مشترک، سیستم، ساختار، مهارت سازمان، روش مدیریت و منابع انسانی است. هماهنگی و کارکرد صحیح این هفت عامل موجب  عملکرد مثبت سازمان میشود و در عارضه یابی مکنزی درحقیقت بدنبال این هستیم که کارکرد کدام عامل موجب اختلال در سازوکار سازمان شده است.

نتیجه گیری:

به طور معمول، عملیات عارضه یابی سازمانی برمبنای یک مدل استاندارد صورت می پذیرد. هریک از این الگوها شامل چارچوب مشخصی می باشد که معیارهای و شاخصهای خاصی را بررسی و مورد ارزیابی قرار می دهد. بدیهی است انجام کامل عملیات پیوسته عارضه یابی در کلیه سطوح سازمانی فرایندی بسیار زمانبر و هزینه زاست.  از این رو مدل انتخابی عارضه یابی برای هر سازمانی بایستی منحصر به فرد و با درنظرگرفتن شرایط و ویژگیهای سازمان باشد. نقطه آغازین این عملیات، شناخت و تجزیه تحلیل شرایط فعلی سازمان، فرایندهای کاری و زیر سیستم های موجود در سازمان به شیوه سیستمی و نقطه پایان آن ارائه راهکار رفع چالش است. فارغ از متدهای عارضه یابی، عارضه یابی و حل چالشهای سازمانی در حالت کلی  و در مواجهه با چالش های که موردی باشند یا توسعه ای به دوطریق انجام می پذیرد.

عارضه یابی موردی، زمانی است که سازمان با چالش خاصی در بخش بخصوصی از زیرمجموعه ها مواجه است و به دنبال راهی برای حل و فصل آن است و عارضه یابی آینده نگر، مناسب زمانی است که سازمان با مشکل خاصی روبرو نیست و با بررسی  کارکرد فعلی، درصدد است نتیجه مورد نظری که در آینده قابل دسترسی است حاصل نماید. متدولوژی عارضه یابی، طیف گسترده ای از تکنیک ها و روشهایی را شامل میشود که هریک به فراخور شرایط و امکانات، ابعاد متنوعی از مساله را مورد بررسی قرار می دهند. از اینرو اجتناب از به کارگیری یک روش ثابت برای همه سازمانها و به کار گیری روش مناسب با شرایط و ویژگیهای مختص هرسازمان از اهمیت بسزایی برخوردار است.