ثبت تغییرات شرکت ها چگونه انجام می شود
ثبت تغییرات شرکت به اندازه ثبت خود شرکت واجب و ضروری می باشد. به طور معمول هر شرکتی پس از ثبت می تواند در مواردی مثل اساسنامه و یا هر چه که مربوط به شرکت باشد، تغییرات ایجاد نماید. منظور از این تغییرات تصمیماتی است که در مجمع عمومی فوق العاده یا در مجمع عمومی عادی و یا حتی در جلسات هیئت مدیره گرفته می شود.
در چه مواردی ثبت تغییرات الزامی است؟
ثبت تغییرات شرکت مطابق با ماده ۲۰۰ قانون تجارت در موارد زیر الزامی می باشد:
تغییر در اساسنامه شرکت، تمدید کردن مدت شرکت (بیشتر از مدت مقرر)، انحلال شرکت حتی اگر علت انحلال انقضای مدت شرکت باشد. تعیین کیفیت تبدیل شرکا یا خروج تعدادی از آن ها از شرکت، تغییر نمودن اسم شرکت، تغییر مدیر و مدیران شرکت.
ثبت تغییرات شرکت نیاز به تنظیم نمودن یک صورتجلسه با موضوع تغییرات و نیز ارائه آن به مراجع ثبتی دارد. در صورت رعایت نمودن تمامی قواعد و اصول و صحت صورتجلسه و نیز مطابقت داشتن موارد آن با پرونده اصلی، اداره کل شرکت ها آگهی تغییرات ثبتی را صادر می کند که البته مشکلات اداره ثبت هم کم نیست. سپس در روزنامه رسمی و نیز محلی اطلاع رسانی می شود.
مدارک لازم برای ثبت تغییرات شرکت
- برای ثبت تغییرات شرکت به مدارکی نیاز است از جمله:
- کپی برابر اصل مدارک شناسایی مربوط به تمامی شرکای جدید.
- اصل مدارک شناسایی مربوط به افرادی که از شرکت خارج می شوند و حضور آن ها در دفاتر مربوط به اداره ثبت شرکت ها برای امضا.
- لیست کامل شرکا با مقدار سهم آن ها، کپی اساسنامه و روزنامه آخرین تغییرات مربوط به شرکت و هیئت مدیره، حضور مدیر و تمامی شرکا در صورت انحلال یافتن شرکت.
ثبت صورتجلسات
به طور کلی در ثبت تغییرات سه نوع صورتجلسه داریم. در ادامه به بررسی هر کدام می پردازیم.
ثبت تغییرات شرکت از طریق هیئت مدیره
هیئت مدیره به کسانی که برای شرکت سهام ارائه می دهند گفته می شود. رئیس هیئت مدیره توسط سهامداران و به مدت دو سال انتخاب می شود. هیئت مدیره دارای یک رئیس و یک نفر نایب رئیس می باشد. وظایف هیئت مدیره عبارت است از:
- تحویل میزان دارایی و قبوض شرکت به بازرسان هر ۶ ماه یکبار.
- اگر معاملات شرکت بدون اجازه مدیر عامل و اعضای هیئت مدیره صورت گیرد قابل ابطال می باشد.
- مدیر پس از انتخاب شدن توسط هیئت مدیره باید سمت خود را بپذیرد.
- مدیران و مدیر عامل نمی توانند معاملات را انجام دهند. اگر چنانچه دچار خسارت شوند خودشان باید آن را پرداخت نمایند.
ثبت از طریق تشکیل مجمع عمومی عادی
در این مجمع کلیه سهام داران و مدیران باید حضور داشته باشند. کاربرد مجمع عمومی عادی در انواع تصمیماتی که در ثبت تغییرات شرکت گرفته می شود، بسیار مهم تر از مجامع عمومی دیگر می باشد. طبق اساسنامه این مجمع سالیانه یک بار تشکیل شده و زمان برگزاری آن نیز در اساسنامه حتما باید قید شود. در این مجمع تصمیماتی که توسط مدیران گرفته می شود به اطلاع و نیز تصویب شرکا می رسد. وظایف این مجمع عبارت است از:
- انتخاب هیئت مدیره
- انتخاب بازرس برای نظارت به عملیات های هیئت مدیره و انتقال اطلاعات به صاحبان سهام.
- اطلاع دادن میزان دقیق سود و زیان سالیانه توسط هیئت مدیره و تصویب ترازنامه توسط مجمع عمومی.
- تقسیم منافع به شکل کاملا مساوی، قبول نمودن یا رد پیشنهاد های ارائه شده به وسیله هیئت مدیره، سهامداران و بازرسان. درج کلیه اطلاعیه های مربوط به شرکت و نیز آگهی ها تا سال آینده و زمان تشکیل مجمع عمومی در روزنامه کثیرالانتشار.
ثبت از طریق مجمع عمومی فوق العاده
در این مجمع باید حداقل نیمی از سهام داران حضور داشته باشند. زمانی که بیش از دو سوم رای ها موافق باشند، با تغییرات موافقت می شود. وظایف مجمع عمومی فوق العاده عبارتست از:
آمدن شریک و نیز شرکای جدید، تنظیم و نیز تغییر در اساسنامه برای مثال تغییر در موضوع شرکت، نام شرکت و انحلال یافتن شرکت. کاهش و یا افزایش سرمایه شرکت، معین کردن بازرسان و نیز تغییر در تعداد مدیران و مدت خدمت آن ها، ایجاد نمودن سهام ممتازه، موافقت نمودن با صادر شدن اوراق قرضه.
مدت زمان لازم برای ثبت تغییرات شرکت
بعد از ثبت صورتجلسه مربوط به تغییرات شرکت در سامانه و نیز پس از پذیرش نهایی، برای تحویل مدارک به پست سه روز زمان دارید. اگر مراحل مربوط به ثبت تغییرات شرکت بدون اتلاف وقت صورت گیرد، تمامی مراحل طی ۱۰ روز کاری به اتمام می رسد.
هزینه ثبت تغییرات چقدر است؟
هزینه مربوط به ثبت تغییرات تا حدود زیادی به تعداد صورتجلسات بستگی دارد. چون هر یک از صورتجلسه ها دارای ثبت جداگانه بوده و به طور جداگانه در روزنامه رسمی و کثیر الانتشار درج می گردد. اگر چنانچه خودتان اقدام به این کار نمایید و از موسسه و یا وکیلی استفاده نکنید، برای هر صورت جلسه حدود ۲۰۰ هزار تومان باید بپردازید. بنابراین می توان گفت هزینه تغییرات شرکت بسته به دو عامل زیر است:
تعداد صورتجلسات که نوع تغییرات شرکت آن را مشخص می کند.
روزنامه رسمی
به طور کلی تنظیم نمودن هر یک از صورتجلسه ها و ثبت آن ها در سامانه و پیگیری آن ها تا به دست آوردن نتیجه، هزینه ای بین ۳۵۰ تا ۵۰۰ هزار تومان را می طلبد. البته به دلیل تفاوت در نوع تنظیم صورتجلسات قیمت ها دارای نوسان می باشند.
نکات مهم در تغییرات شرکت
ثبت تغییرات نیازمند توجه به نکات بسیاری است. نکته بسیار مهمی که در هنگام ثبت تغییرات در سامانه باید لحاظ گردد، این است که تغییرات با تمامی جزئیات آن درج گردد. اگر فرد متقاضی بنا به دلایلی از نوشتن برخی مطالب بخاطر محرمانه بودن آن خودداری کند، توابع ناشی از این کار در آینده متوجه خود سازمان می شود. بنابراین بهتر است از درج جزئیات غافل نشوید.
قبل از هرگونه تغییری در سازمان باید از کارشناسان صاحب نظر موسسه ثبتی معتبر مشورت گرفت. زیرا ممکن است برخی از تغییرات خودسرانه به نفع شرکت یا مجموعه نباشد. امروزه شرکت های زیادی وجود دارند که می توانند در زمینه ثبت برند و تغییرات شرکت ها و مسائل حقوقی آن ها به ما کمک کنند. استفاده نمودن از این شرکت ها و راهنمایی آن ها سبب می گردد تا در آینده دچار زیان نگردید.
