معرفی بهترین روش های افزایش راندمان کاری که باید بدانید

به گزارش تجارت امروز؛ افزایش راندمان کاری برای هر شرکتی مهم است. اکثرکسب و کارها یک هدف مشترک دارند و آن هم بهبود نتایج است. برای انجام هوشمندانه‌ کارها پی بردن به نحوه کارآمدی می تواند بهره وری، رشد و سود را با همان منابع موجود بهبود بخشد.

روش های افزایش راندمان کاری

آیا تاکنون در پایان روز کاری به ساعت نگاه کرده‌اید و احساس کرده‌اید که به اندازه کافی کار نکرده‌اید؟ آیا شب‌ها و آخر هفته‌ها ساعات بیشتری را به کار اختصاص می‌دهید و هنوز به نتیجه مطلوب دست نمی‌یابید؟ آیا هنوز نمی‌دانید که چگونه می‌توانید عملکرد خود را بهبود بخشید؟ در این مقاله به شما روش‌هایی برای افزایش کارایی و بهره‌وری در محیط کار معرفی خواهیم کرد.

افزایش راندمان کاری با ساعات کاری منعطف

مطالعات نشان می‌دهند که وقتی به کارمندان اجازه داده می‌شود تا طبق برنامه شخصی خود کار کنند بهبود قابل توجهی در بهره‌وری و رضایت شغلی آنها ایجاد می‌شود. ترتیبات کاری انعطاف‌پذیر به کارکنان این امکان را می‌دهد که در ساعات اوج بهره‌وری خود بیشتر کار کنند. طبق یک نظرسنجی که توسط Airtasker انجام شده کارمندان دورکار به طور میانگین ۱.۴ روز بیشتر در ماه یا ۱۶.۸ روز بیشتر در سال نسبت به کارکنان اداری کار کرده و بازدهی بالاتری داشته‌اند.

ایجاد فرصت های آموزشی در محل کار

هر شرکتی که در زمینه آموزش سرمایه‌گذاری می‌کند در واقع بر موفقیت بلندمدت خود سرمایه‌گذاری کرده است. با توجه به اینکه فناوری به طور مداوم در حال تغییر است کارکنان انتظار دارند سازمان‌ها با برنامه‌های آموزشی پیوسته و به‌روز از آنها پشتیبانی کنند تا آنها را با آخرین فرآیندها روندها و فناوری‌های صنعت همگام نگه دارند و در مسیر شغلی و حرفه‌ای خود توانمند سازند. روش‌های مختلف آموزش کارکنان بر تقویت مهارت‌های فردی بهبود عملکرد و بهره‌وری و همچنین ارتقاء توانمندی‌ها برای آماده‌سازی کارکنان در برابر چالش‌ها و نیازهای آینده تمرکز دارد.

افزایش راندمان کاری با برگزاری جلسات مفید

ابتدا مشخص کنید که هدف از برگزاری جلسه چیست و آیا برگزاری آن واقعاً ضروری است یا خیر. اگر هدف فقط به اشتراک‌گذاری اطلاعات است، آیا ارسال گزارش مکتوب بهتر نخواهد بود؟ اگر قرار است تصمیم‌گیری صورت گیرد آیا می‌توانید مستقیماً با تصمیم‌گیرنده صحبت کنید؟ اگر هدف ارزیابی نظرهاست نظرسنجی ممکن است گزینه بهتری باشد. به هیچ وجه جلسات را صرفاً برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات برگزار نکنید.

همچنین، اطمینان حاصل کنید که از پیش می‌دانید چه مباحثی در جلسه مطرح خواهد شد و مدت زمان آن چقدر خواهد بود و در طول جلسه به این زمان‌بندی‌ها پایبند باشید. دستور جلسه را پیش از برگزاری جلسه به اشتراک بگذارید تا شرکت‌کنندگان آمادگی لازم را داشته باشند و بتوانند بازخوردهای خود را به طور مؤثر ارائه دهند. این اقدامات می‌توانند به افزایش بهره‌وری و کارایی جلسه کمک کنند.

 اجتناب از انجام چند کار به طور همزمان

انجام چندین کار به صورت همزمان نه تنها کارایی را کاهش می‌دهد و بر کیفیت نتیجه تأثیر منفی می‌گذارد، بلکه باعث ایجاد استرس نیز می‌شود. زمانی که شما به طور همزمان چند کار را انجام می‌دهید، مغز شما مداوم بین آن‌ها سوئیچ می‌کند، که این امر احتمال بروز اشتباهات و خطاها را افزایش داده و می‌تواند به مشکلاتی منجر شود.

برقراری فضایی دوستانه در محیط کار

کار تیمی اساس موفقیت هر کسب‌وکاری است. این تلاش مشترک گروهی از افراد برای دستیابی به یک هدف مشترک می‌باشد. ایجاد یک فضای دوستانه برای کارکنان می‌تواند به تقویت همکاری تیمی و بهبود کیفیت خدمات منجر شده و در نهایت رضایت مشتری را افزایش دهد. در یک تیم با عملکرد بالا همکاری بین منابع به حداکثر خود می‌رسد و این امر موجب افزایش کارایی و بهره‌وری می‌شود. برای دستیابی به این هدف لازم است بر مهارت‌ها و استراتژی‌های رهبری تمرکز کنید تا بتوانید تیمی را به بهترین شکل گرد هم آورده و با بیشترین کارآمدی هدایت کنید.

 افزایش بهره وری کاری با قدردانی کردن از کارمندان

قدردانی از کارکنان یک ابزار قدرتمند است که می‌تواند روحیه آن‌ها را تقویت کرده نرخ جابجایی شغلی را کاهش دهد و به جذب استعدادهای برجسته کمک کند. تاثیر یک «تشکر» ساده یا حتی یک علامت کوچک از قدردانی را دست کم نگیرید! انتخاب و اهدا یک هدیه ماندگار می‌تواند تأثیر زیادی بر فرد مورد نظر داشته باشد و برای دیگران نیز الهام‌بخش باشد.

دفتر دستک به عنوان پیشنهاد هدیه‌هایی همچون قلم نفیس با حک نام و تاریخ یا محصولات چرمی مانند کیف پول چرم کیف کارت اعتباری چرم جا قلمی چرم و سایر اقلام مشابه را برای هدیه‌ای خاص و به یاد ماندنی پیشنهاد می‌دهد.

افزایش راندمان کاری با جشن گرفتن دستاورد ها

اگر موفقیت‌ها را به شیوه‌ای صحیح جشن بگیرید احتمالاً اعتماد به نفس و انگیزه خود و همکارانتان را افزایش خواهید داد و این به معنای داشتن تیمی شادتر و پرانرژی‌تر است. اما اگر به ندرت به خوبی انجام شدن یک کار را تصدیق کنید یا جشن‌هایی برگزار کنید که احساس کنید اجباری ناعادلانه یا نامناسب هستند ممکن است روحیه و تعهد افراد کاهش یابد و در نتیجه بهره‌وری نیز کاهش یابد.

افزایش راندمان کاری با داشتن میز مرتب

داشتن یک میز نامرتب می‌تواند محیط کار شما را شلوغ‌تر نشان دهد و حتی مانع از انجام مؤثرتر کارهایتان شود. اگرچه برخی افراد به طور طبیعی سازماندهی‌شده‌تر هستند اما برای افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان در محیط کار همه افراد باید از نظم و ترتیب پیروی کنند. برای داشتن یک محیط کاری مرتب و طبقه‌بندی‌شده استفاده از محصولاتی مانند کازیه (برای سازماندهی اسناد، مدارک و فرم‌های ضروری) جاقلمی (برای مرتب کردن نوشت‌افزار و لوازم التحریر مانند خودکار، مداد، قیچی و ماژیک‌هایلایت) و استیکی نوت (برای یادآوری کارهای مهم) توصیه می‌شود. هنگامی که تمامی وسایل مورد نیاز روزانه‌تان در جای مشخص خود قرار داشته باشند بهره‌وری شما افزایش می‌یابد و ذهن شما در حین و پس از انجام کار آرامش بیشتری خواهد داشت.

استفاده از ست رومیزی نیز می‌تواند به طرق مختلفی به افزایش راندمان کاری کمک کند. نخست با فراهم کردن ابزارهای منظم مانند تقویم دفترچه یادداشت و جعبه‌های نگهداری اسناد، می‌توانید به راحتی به اطلاعات و مستندات مورد نیاز دسترسی پیدا کنید و زمان کمتری را صرف جستجو کنید. علاوه بر این، یک محیط کاری مرتب و سازمان‌یافته حواس‌پرتی را کاهش داده و تمرکز را افزایش می‌دهد که به نوبه خود موجب بهبود کیفیت کار و کاهش خطاها می‌شود. همچنین، استفاده از ست رومیزی حس حرفه‌ای بودن و نظم را در محیط کار تقویت کرده و انگیزه و بهره‌وری فردی را افزایش می‌دهد. در نتیجه، این ابزارها به افراد کمک می‌کنند تا وظایف خود را سریع‌تر و با دقت بیشتری انجام دهند.

مراقبت از سلامت جسمی و روانی

• ورزش منظم: فعالیت‌های بدنی به افزایش انرژی و کاهش استرس کمک می‌کند.
• مدیریت استرس: استفاده از تکنیک‌های آرام‌سازی مثل تنفس عمیق، یوگا یا مدیتیشن می‌تواند به کاهش استرس و افزایش بهره‌وری کمک کند.

 بالا بردن راندمان کاری با مدیریت زمان

مدیریت زمان و اجرای منظم برنامه‌های کاری یکی از موثرترین روش‌ها برای افزایش بهره‌وری است. بزرگ‌ترین هدف یک کارمند، سازماندهی و برنامه‌ریزی صحیح برای انجام وظایف روزانه یا سالانه است. وقتی صحبت از سازماندهی و افزایش بهره‌وری می‌شود هیچ چیزی بهتر از خرید یک دفتر برنامه‌ریزی جامع نیست! استفاده از پلنر یکی از پرکاربردترین ابزارها برای بهبود کارایی است. با پلنر می‌توانید فعالیت‌های روزانه‌تان را به راحتی پیگیری کرده و تمامی جزئیات مرتبط با کارهای خود را در یک جا متمرکز کنید. اگر به استفاده از پلنر علاقه ندارید یک دفترچه یادداشت ساده هم می‌تواند گزینه مناسبی باشد؛ کافی است کارهای روزانه خود را نوشته و پس از اتمام هر کار کنار آن یک تیک بزنید. در فروشگاه اینترنتی دفتر دستک دفتر برنامه‌ریزی روزانه لاتن به همراه مجموعه‌ای متنوع از دفترچه‌های یادداشت برندهای معتبر همچون مولسکین، رودیا، شوالیه و بنه نوت عرضه می‌شود.

برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی: با استفاده از برنامه‌های زمانی و ابزارهایی مانند تقویم‌ها یا پلنرها، می‌توانید کارهای خود را اولویت‌بندی کرده و از اتلاف وقت جلوگیری کنید.

قانون ۲ دقیقه‌ای: اگر انجام یک کار کمتر از ۲ دقیقه زمان می‌برد، آن را بلافاصله انجام دهید تا از تجمع کارها جلوگیری کنید.

تکنیک پومودورو: استفاده از تایمرهای ۲۵ دقیقه‌ای برای کار متمرکز و ۵ دقیقه استراحت، به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهید.

 بالا بردن راندمان کاری با تغذیه سالم

تغذیه نقش حیاتی در بهبود توانایی‌ها و افزایش راندمان کاری افراد دارد. یک رژیم غذایی سالم و متعادل می‌تواند یکی از بهترین تقویت‌کننده‌های عملکرد برای رفاه کارکنان باشد، در حالی که یک رژیم غذایی نامناسب می‌تواند به کاهش بهره‌وری و کندی رشد سازمانی منجر شود. تحقیقات نشان می‌دهد که کارمندانی که عمدتاً غذاهای ناسالم را انتخاب می‌کنند، تا ۶۶ درصد بهره‌وری کمتری نسبت به کسانی دارند که به طور فعال انتخاب‌های سالم انجام می‌دهند.

افزایش راندمان کاری با نوشیدنی های کافئین دار

تحقیقات نشان می‌دهد که مصرف قهوه با تقویت مسیرهای عصبی و بهبود عملکرد مغز، می‌تواند قدرت ذهنی شما را افزایش دهد. علاوه بر بهبود عملکرد شناختی، کافئین موجود در قهوه باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. برای برخی از افراد که ساعت‌ها پشت میز می‌نشینند، قهوه بخش ضروری از روز است و تنها با یک فنجان از آن می‌توانند انرژی خود را بازیابی کنند. قهوه همچنین تاثیر مثبتی بر عملکرد کاری دارد. اثرات کافئین بر بدن به طور مستقیم به افزایش بهره‌وری در کار منجر می‌شود؛ از افزایش سطح انرژی گرفته تا تحریک خلاقیت، نوشیدن قهوه معمولاً به فعالیت‌های کاری کمک می‌کند.

استراحت‌های منظم

استراحت‌های کوتاه: پس از هر ساعت کار، چند دقیقه استراحت کنید. این کار به بهبود تمرکز و جلوگیری از خستگی کمک می‌کند.

استراحت ذهنی: انجام فعالیت‌هایی مانند قدم زدن یا مدیتیشن می‌تواند ذهن شما را بازسازی کند.

اولویت‌بندی کارها

• ماتریس آیزنهاور: از این ماتریس برای تفکیک کارها به چهار دسته (مهم و فوری، مهم و غیر فوری، غیر مهم و فوری، غیر مهم و غیر فوری) استفاده کنید تا به راحتی اولویت‌های خود را شناسایی کنید.
• تکنیک “Eat That Frog”: ابتدا سخت‌ترین و مهم‌ترین کارها را انجام دهید تا بقیه روزتان با آرامش بیشتری پیش برود.

سفرهای کوتاه مدت برای روحیه تیم

“یک روز در کنار ساحل، یک کباب ساده یا یک ساعت شاد و خوردن پیش غذایی در یک بار محلی میتواند باعث افزایش رضایتمندی کارکنان شود. هنگامی که افراد زمانی را بیرون از کار می گذرانند روحیهشان بهبود می یابد. گذشته از آن، زمانی که خواسته های کارکنان خود را به خوبی برآورده می کنید، انرژیتان را به دیگران انتقال می دهید.

 آزادی و توانمندسازی

“مزیت نهایی این است که به کارکنانتان آزادی عمل بدهید تا در کارشان توانمند شوند. اینکه زمانی نامحدود برای ارائه کاربه اعضاء تیمتان بدهید نشانه مدیریت اعتماد می باشد. یکی از بهترین راهها برای تقویت روحیه است که به کارکنان کمک می کند تا انرژی خود را مدیریت کنند و سبب جلوگیری از فرسودگی و داشتن انعطاف پذیری در مواقع مهم میشود.

همکاران عالی برای ایجاد افزایش راندمان کاری

“ارتباط کارمندان با افراد بلندپرواز، پرانرژی و شگفتانگیز بهترین کاریست که می توانید انجام دهید. البته، باید راهی فوق العاده برای جذب و حفظ این افراد داشته باشید مثلا با پرداخت حقوق مکفی. اجازه ندهید که افراد، سنگینی کارهای خودشان را بر روی شرکت بیندازند.

تعادل کار و زندگی

“در حالی که تعادل کار و زندگی مبارزه ای برای همه است، یکی از راه هایی که کمک می کند کارکنان مجذوب و مشتاق بمانند وقتی است که به آنها اجازه داده می شود تا زمانی که نیاز دارند کار را در خانه انجام دهند، کارکنان با اطمینان کارشان را انجام می دهند در حالی که تحت کنترل شما هستند واین مزیتی بزرگ و نوعی تقویت کننده روحیه میباشد. کار در منزل می تواند به کارمند اجازه دهد نظافت کند در حالی که یک کنفرانس تلفنی دارد، در حال انتظار برای اصلاح شخصی یا لباس شستن است درحالی که پیشنهاداتی را که به آنها واگذار می شود انجام می دهند، واین باعث احساس تعادل بیشتر و عصبانیت کمترمیشود.

شادی جزء اصلی کار

“بهرهمندی از زمان شادی، برای یک هفته یا دو هفته یکبار اساساً چیزی است که هرگز قدیمی نمیشود تا زمانی که شما آنرا تغییردهید. این که منو یا محل برگزاری ساعت خوش را تغییر دهید، راه عالی برای تقویت وفاداری و همراهی تیمتان است

 رویدادهای تیم در داخل و خارج از دفتر

“ما به طور منظم در رویدادهای تیم در خارج از دفتر مانند تماشای فوتبال دسته جمعی، جشن های داوطلبانه و تیمی، شرکت می کنیم. این فعالیت ها سبب عمیقتر شدن روابط با افراد تیم می شود. آشنا شدن با زندگی شخصی یکدیگر سبب افزایش اعتماد، همدلی و همکاری می گردد که بهتر شدن روابطشان در محیط اداری به دنبال دارد.

سایر نکات برای افزایش راندمان کاری

۱-نتیجه نهایی کار را برای کارکنان توضیح دهید

۲- بکار بردن عبارات و موسیقی های انگیزشی برای کارکنان

۳-ایجاد انگیزه به صورت ملموس و با کمک تصاویر یا جایزه های کوچک

۴- توجه به “قدرت تغییر وضعیت” و تشویق به تغییر محیط کار کارکنان

۵- تمرکز بر الزامی بودن اهداف و یادآوری هر روزه اهداف برای کارکنان

۶- رقابتی کردن بخشی از برنامهتان

۷- ایجاد قوانین رفتاری برای همه کارکنان

۸- ایجاد برنامه های چندگانه و متنوع از جمله اختصاص یک نیم روز در ماه به گردش و تفریح کارکنان

کلام آخر

استفاده از این روش‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا افزایش راندمان کاری خود را به حداکثر برسانید و در نتیجه، عملکرد بهتری در محیط کاری داشته باشید.

انتهای مطلب/ ی.ر