صورتجلسه چیست + صفر تا 100 نحوه نوشتن آن
آیا تا به حال در جلسهای شرکت کردهاید که تصمیمات مهم آن به فراموشی سپرده شده باشد؟ یا شاید بارها به دنبال مستندی بودهاید که ثابت کند چه تصمیماتی در جلسات قبلی گرفته شده است؟ صورتجلسه دقیقاً همان ابزاری است که تمام جزئیات، تصمیمات و مباحث جلسات را بهصورت رسمی و شفاف ثبت میکند. اگر میخواهید بدانید چگونه یک صورتجلسه حرفهای و بینقص بنویسید، با ما همراه باشید!
به گزارش تجارت امروز؛ صورتجلسه یکی از مهمترین اسناد اداری است که تمام تصمیمات، مباحث و نکات کلیدی جلسات را بهصورت رسمی و دقیق ثبت میکند. اگر تا به حال در جلسهای شرکت کردهاید که بعداً بر سر تصمیمات آن اختلاف نظر پیش آمده باشد، حتماً اهمیت یک صورتجلسه حرفهای را درک کردهاید. اما چطور میتوان یک صورتجلسه منظم، دقیق و تاثیرگذار نوشت؟ در این مطلب به شما صفر تا صد نگارش یک صورتجلسه استاندارد را آموزش میدهیم.
صورتجلسه چیست؟
صورتجلسه یک مستند رسمی است که در طی جلسات رسمی، تصمیمات، مباحث و اتفاقات مطرح شده در آن جلسه را بهطور دقیق و رسمی ثبت میکند. این مستند بهعنوان یک یادداشت قانونی و مستند از جلسات مختلف، از جمله جلسات هیئتمدیره، مجامع عمومی، کمیتهها، کارگروهها و … استفاده میشود. هدف از تهیه صورتجلسه این است که تمام جزئیات جلسه، بهویژه تصمیمات اتخاذ شده، بهصورت مکتوب در دسترس باشد تا از هرگونه سوءتفاهم و فراموشی جلوگیری شود.
اجزای اصلی صورتجلسه
صورتجلسه معمولاً شامل بخشهای زیر است:
-
عنوان صورتجلسه:
این بخش شامل نام جلسه، تاریخ، محل برگزاری، و زمان شروع و پایان جلسه است. -
حاضرین جلسه:
در این بخش باید تمامی اعضای حاضر در جلسه به همراه سمت یا وظیفه آنان ذکر شوند. اگر فردی غایب بوده باشد، باید نام آن فرد به همراه دلیل غیبت ذکر گردد. -
دستور جلسه:
دستور جلسه به شرح مباحثی است که در جلسه قرار است مورد بحث و تصمیمگیری قرار گیرد. این بخش باید بهطور کامل و واضح نوشته شود. -
مباحث و تصمیمات جلسه:
در این بخش، موضوعات مورد بحث، پیشنهادات ارائه شده، دیدگاهها و نظرات مطرح شده و همچنین تصمیمات نهایی باید ذکر شوند. این بخش باید بهطور دقیق و شفاف ثبت گردد تا هیچ ابهامی باقی نماند. -
نتیجهگیری یا جمعبندی:
در پایان جلسه، تصمیمات نهایی و هرگونه دستورالعمل یا اقدامات بعدی که باید انجام شود، نوشته میشود. -
امضاء:
در پایان، صورتجلسه باید توسط تمام افراد حاضر در جلسه امضاء شود تا تأیید کنند که اطلاعات درج شده صحیح است.
نحوه نوشتن صورت جلسه اداری
آن چیزی که نوشتن صورت جلسه اداری را بسیار تسهیل میکند، داشتن یک ساختار و الگو برای پیشبرد آن است. اگرچه انواع صورتجلسات و نحوه نوشتن آنها با هم تفاوت دارند، اما ما در اینجا ساختاری آماده کردهایم که میتوان برای بسیاری از جلسات از آن استفاده کرد.
اطلاعات پایهای جلسه را ثبت کنید
قبل از شروع به نوشتن جزئیات جلسه، لازم است اطلاعات پایهای و کلی جلسه را ثبت کنید. این اطلاعات بهعنوان پیشنیاز و زمینه برای درک بهتر صورت جلسه اداری عمل میکنند.
- عنوان جلسه
- تاریخ و زمان
- مکان
- افراد شرکتکننده
- نام برگزارکننده
مثال:
عنوان جلسه: جلسه هماهنگی پروژه آزادراه استان خراسان جنوبی
تاریخ و زمان: ۲۵ بهمن ۱۴۰۲، ساعت ۱۰ صبح
مکان: دفتر وزارت راه و شهرسازی، سالن کنفرانس
حضور: آقای احمدی، خانم محمدی، آقای رضایی
غایب: خانم جعفری
برگزارکننده: آقای حسینی
خلاصهای از مباحث مطرح شده
بعد از ثبت اطلاعات پایهای، شروع به نوشتن خلاصهای از مباحثی کنید که در جلسه مورد بحث قرار گرفتهاند. این بخش باید شامل مواردی باشد که مهمترین مسائل و موضوعات جلسه را شامل میشود.
مثال:
در این جلسه، ابتدا آقای احمدی به وضعیت پیشرفت پروژه آزادراه خراسان جنوبی اشاره کرد و سپس خانم محمدی گزارشهایی از مراحل اجرایی آن ارائه دادند. بحث اصلی جلسه، تأمین بودجه برای پروژههای جاری بود.
ثبت تصمیمات و وظایف
یکی از بخشهای اصلی هر صورت جلسه اداری، ثبت دقیق تصمیمات و توافقاتی است که در جلسه گرفته میشود. این بخش باید بهطور واضح و دقیق بیان کند که چه اقداماتی توسط چه کسی، چه زمانی و در چه شرایطی انجام میشود.
مثال:
- تصمیم: تخصیص ۳ میلیارد تومان برای تکمیل پروژه آزادراه خراسان جنوبی
- مسئول: آقای رضایی بهعنوان مدیر پروژههای عمرانی
- زمانبندی: تخصیص اعتبار تا پایان هفته جاری
پیگیری و اقدامات بعدی
این بخش به اقدامات پیگیری که باید پس از جلسه انجام شوند، اختصاص دارد. این کار بهویژه در جلسات اداری مربوط به پروژههای بلندمدت و پیچیده اهمیت دارد.
مثال:
- اقدام: بررسی تطابق تخصیص بودجه با پروژه اعلامشده
- زمانبندی پیگیری: هفته آینده، جلسه پیگیری برگزار خواهد شد.
- نتیجهگیری و بستن جلسه
در پایان صورتجلسه، باید بهطور مختصر جلسه را جمعبندی کنید و اشاره کنید که آیا جلسه به پایان رسیده است یا نیاز به جلسات بعدی وجود دارد.
مثال:
جلسه با تصمیم به تخصیص منابع به پروژه عمرانی آزادراه خراسان جنوبی و پیگیری اقدامات مرتبط به پایان رسید. جلسه بعدی برای بررسی پیشرفت پروژه در تاریخ ۲ اسفند ۱۴۰۳ برنامهریزی شد.
نکات مهم در نوشتن صورت جلسه اداری
نوشتن صورتجلسههای اداری نیازمند دقت، بیطرفی و شفافیت است. هر یک از این ویژگیها بهعنوان اصلهای اساسی در فرآیند نوشتن صورتجلسه میتواند تأثیر زیادی در کیفیت و کارایی آن داشته باشد. در ادامه، هرکدام از این نکات را بهطور دقیقتر بررسی میکنیم:
دقت و وضوح
صورتجلسه باید بهطور دقیق و بیعیب نوشته شود. بهطوری که هیچگونه ابهامی در مورد جزئیات جلسه باقی نماند. این دقت شامل ذکر دقیق تاریخ، زمان، محل جلسه، اسامی اعضای حاضر، و همچنین جزئیات مباحث مطرحشده و تصمیمات اتخاذشده میشود. هدف از دقت و وضوح این است که صورتجلسه بهعنوان یک سند قانونی و اجرایی، قابل استفاده برای پیگیریهای بعدی و اثبات تصمیمات باشد.
برای مثال، بهجای نوشتن «جلسه در خصوص وضعیت پروژههای عمرانی برگزار شد»، بهتر است بنویسید: «در تاریخ ۲۵ بهمن ۱۴۰۲، جلسهای با موضوع بررسی وضعیت پروژههای عمرانی در سالن کنفرانس وزارت راه و شهرسازی برگزار شد.»
بیطرفی و شفافیت
صورت جلسه اداری باید بیطرفانه و مستند باشد. به این معنا که هیچگونه تفسیری از محتوا یا تصمیمات جلسه نباید در صورتجلسه وجود داشته باشد. باید تمامی نکات و مباحث مطرحشده بهطور عینی و شفاف ثبت شوند، بدون اینکه به شخص یا گروه خاصی تمایل نشان داده شود.
برای مثال، به جای نوشتن «آقای احمدی پیشنهاد خوبی داد»، بهتر است بنویسید: «آقای احمدی پیشنهاد داد که تخصیص اعتبار پروژههای عمرانی به شکل اولویتبندی شده انجام شود.»
۳. استفاده از زبان رسمی و حرفهای
در نوشتن صورت جلسات اداری، استفاده از زبان رسمی و حرفهای ضروری است. صورت جلسه باید بهگونهای نوشته شود که از حیث نگارش، همخوانی با استانداردهای سازمانی و اداری داشته باشد. استفاده از زبان غیررسمی یا اصطلاحات غیراداری میتواند موجب ضعف در اعتبار سند و برداشت نادرست از تصمیمات و توافقات شود. برای نمونه، به جای نوشتن «قراره برای پروژه پول بدیم»، بهتر است بنویسید: «تصمیم گرفته شد که اعتبار ۲۰ میلیارد تومان برای ادامه پروژههای عمرانی تخصیص یابد.»
نمونه فرم صورت جلسه اداری
در بخش بالا به یک نمونه متن صورت جلسه اداری اشاره کردیم. میتوانید از جدول زیر به عنوان نمونه فرم جلسات اداری خود استفاه کنید. البته ساختار صورت جلسات بسته به ماهیتی که خود جلسات دارند، میتواند متفاوت باشد. اما از این ساختار به عنوان یک نمونه اولیه میتوانید استفاده کنید.
| عنوان جلسه | بررسی وضعیت پروژه «پیادهسازی نرمافزار مدیریت منابع انسانی» |
| تاریخ برگزاری | ۲ اسفند ۱۴۰۳ |
| زمان جلسه | ساعت ۱۰:۰۰ صبح تا ۱۲:۰۰ ظهر |
| محل برگزاری | اتاق جلسات ساختمان مرکزی شرکت |
| حاضرین | ۱: مهندس علی احمدی، مدیر پروژه ۲: خانم زهرا رضایی کارشناس مدیریت پروژه ۳: آقای محمد نیکو برنامهنویس ارشد ۴: خانم فاطمه رضوی مسئول واحد منابع انسانی |
| دبیر جلسه | خانم زهرا رضایی، کارشناس مدیریت پروژه |
| خلاصه جلسه | پیشرفت فنی نرمافزار بررسی شد و آقای محمد نیکو گزارش داد که ۸۰ درصد از کدنویسی ماژولها تکمیل شده است. همچنین مشکلاتی در بخش گزارشدهی شناسایی و تصمیم گرفته شد که این بخش بهینهسازی شود. برای آموزش کاربران جدید، خانم فاطمه رضوی پیشنهاد برنامه آموزشی آنلاین داد که به تصویب رسید. خانم زهرا رضایی نیز به تخصیص اعتبار برای خرید لایسنسهای نرمافزار جانبی اشاره کرد و مسئول پیگیری این موضوع تعیین شد. |
مهارتهای لازم برای نوشتن یک صورت جلسه اداری
نوشتن یک صورتجلسه اداری نیازمند مهارتهای خاصی است که کمک میکند تا اطلاعات بهصورت دقیق، شفاف و سازمانیافته ثبت شوند. در اینجا برخی از مهارتهای لازم برای نوشتن یک صورتجلسه اداری آورده شده است:
دقت و توجه به جزئیات
برای نوشتن یک صورت جلسه اداری دقیق، باید به تمامی جزئیات توجه داشته باشید. از ثبت زمان و تاریخ جلسه گرفته تا دقیق بودن در بیان نظرات و تصمیمات. هر جزئیات میتواند در پیگیریهای آینده اهمیت پیدا کند.
توانایی خلاصهسازی اطلاعات
یکی از مهارتهای مهم این است که بتوانید مباحث و تصمیمات پیچیده جلسه را بهطور خلاصه و مفهومی بیان کنید، بدون آنکه نکات کلیدی را از دست بدهید.
توانایی استفاده از زبان رسمی و شفاف
صورت جلسه باید به زبان رسمی و بیطرفانه نوشته شود. استفاده از کلمات دقیق و بدون ابهام برای جلوگیری از سوءتفاهم ضروری است.
مهارت در سازماندهی اطلاعات
برای اینکه صورت جلسه اداری قابل فهم و پیگیری باشد، نیاز به سازماندهی مناسب اطلاعات دارید. دستهبندی موضوعات جلسه، تصمیمات، وظایف و پیگیریها باید به شکل منظم و واضح انجام شود.
شنوایی و یادداشتبرداری فعال
توانایی گوش دادن دقیق و یادداشتبرداری از نظرات و تصمیمات بهطور مؤثر و سریع از مهارتهای ضروری در هنگام نوشتن صورتجلسه است.
مهارت در استفاده از ابزارهای نوشتاری
آشنایی با ابزارهای نوشتاری مانند Word، Excel و دیگر نرمافزارهای اداری میتواند کمک کند تا صورتجلسه بهطور حرفهای تنظیم شده و به راحتی به اشتراک گذاشته شود.
نکات مهم در نوشتن صورتجلسه
-
تمامی جزئیات باید بهطور دقیق و با رعایت جزئیات ثبت شوند.
-
زبان صورتجلسه باید رسمی و بدون هرگونه اشتباه گرامری باشد.
-
از کلمات پیچیده و جملات طولانی خودداری کنید.
-
مطمئن شوید که مباحث طبق ترتیب مشخصشده در دستور جلسه مطرح و ثبت شوند.
صورتجلسه یک ابزار مهم در فرآیند مدیریت و تصمیمگیری است که کمک میکند تمامی تصمیمات و مباحث هر جلسه بهصورت دقیق ثبت شده و برای مراجعات بعدی در دسترس باشد.
انتهای مطلب/ ی.ر
