با انواع تنخواه گردان حسابداری آشنا شوید
حساب تنخواه‌گردان انواع مختلفی دارد. بسته به شرایط می‌توانید از شیوه‌های مختلف آن برای ثبت اطلاعات استفاده کنید. در این جا به بررسی انواع آن خواهیم پرداخت.
روزانه در امور مالی یک شرکت هزاران چالش و صدها مشکل وجود دارد که باید در آن سازمان حل شود. هزینه تنخواه و ثبت آن در دفتر یکی از چالش‌هایی است که هیچوقت نمی‌توان به راحتی انجامش داد.
اما به هر حال چیزی است که در هر کسب و کاری وجود دارد و باید بادقت به آن رسیدگی شود. آشنا شدن با انواع تنخواه‌گردان و روش‌های ثبت آن کمک می‌کند تا امور مالی را بهتر مدیریت کرد.
تنخواه‌گردان چیست؟
قبل از اشاره به انواع تنخواه گردان باید بدانید که تنخواه‌گردانی، محبوب‌ترین شکل پرداخت هزینه‌های ضروری و فوری در شرکت و ادارات است.
بخشی از سیستم نگهداری سوابق دستی یک شرکت که معمولا به جای ثبت در کامپیوتر در یک دفتر کل ثبت می‌شود. این حساب با دفتر نقدی که فرایند ثبت معاملات مالی شرکت شما به حساب‌های سازمان‌یافته را نشان می‌دهد، فرق دارد.
اکثر شرکت‌ها در کنار دفتر نقدی همیشگی، یک دفتر نقدی جداگانه برای ثبت هزینه‌های کوچک و روزانه مثل غذا، سوخت، لوازم اداری، برق، هزینه پستی، روزنامه، سفر و غیره دارند. شخصی که مسئول ثبت این معاملات است، تنخواه‌دار نامیده می‌شود.
در شرکت‌های بزرگتر یک حسابدار معمولا معاملات روزانه بزرگ را ردیابی و ثبت می‌کند. بنابراین، ثبت هزینه‌های تنخواه در دفتر نقدی اصلی می‌تواند همه چیز را پیچیده کند. به همین دلیل توصیه می‌شود یک دفتر نقدی جداگانه برای ثبت تنخواه داشته باشید.
انواع تنخواه‌گردان
موضوع دیگری که حتماً باید مورد بحث قرار بگیرد، انواع تنخواه گردان حسابداری است. بالاتر هم گفتیم که وظیفه تنخواه گردانی توسط تنخواه دار انجام می‌شود، بر اساس سیاست های یک شرکت پیش می‌رود، سیاست‌هایی که ممکن است چند دسته‌بندی را داشته باشند و نوع تنخواه گردانی را تغییر دهد که ما انواع آن را به شما توضیح می‌دهیم.
تنخواه گردان ثابت
زمانی که صحبت از تنخواه گردان ثابت می‌شود، یعنی هر ماه توسط امور مالی مبلغی را مشخص می‌کنند و آن را به تایید می‌رسانند تا برای صرف هزینه‌های شرکت آن را وارد حساب تنخواه گردانی کنند. فردی که تنخواه گردان است، باید خریدهای مرتبط با نیاز شرکت را مشخص کند.
یعنی باید یک بازه زمانی مشخص را در نظر بگیرد و آنها را به بخش حسابداری ارائه دهد. بعد از اینکه ماه به اتمام می‌رسد و دوره مالی تمام می‌شود، باید پرداخت‌های ماه قبل به صورت خلاصه ارائه شده باشد.
نکته مهمی که باید به آن دقت کنید، این است که اگر قرار است شما تنخواه گردان ثابت داشته باشید، از این حساب نباید برای هیچ هزینه‌ای به غیر از هزینه‌های مشخص شده استفاده کنید. یعنی در واقع قدرت عمل شما کمی محدودتر است.
تنخواه گردان متغیر
تنخواه گردان حسابداری متغیر دقیقاً نقطه مقابل تنخواه گردان ثابت است. در این روش عددی را به عنوان سقف مبلغ مشخص می‌کنند که مدیران مجموعه از قبل در مورد آن مشورت کرده‌اند.
سپس آن را وارد حساب تنخواه گردان می‌کنند تا بتوانند هزینه‌های شرکت و خرید را خیلی راحت انجام دهند. بعد از اینکه دوره به اتمام می‌رسد، رسیدهای مربوط به اسناد رسمی و پرداخت را همراه با مبلغ باقیمانده از تنخواه‌دار تحویل می‌گیرند و همه چیز را چک می‌کنند تا درست و اصولی باشد.
البته ممکن است به غیر از مبالغ مشخص شده، مبلغ دیگری هم وجود داشته باشد.
تنخواه گردان تعهدی
زمانی که شما می‌خواهید تنخواه تعهدی را ثبت کنید، هیچگاه مبلغ هزینه شده مورد اهمیت نخواهد بود. یعنی هر عددی می‌توان برای آن در نظر گرفت.
در واقع این نوع تنخواه‌گردانی کمترین میزان محدودیت را در نظر می‌گیرد اما دقت روی تمامی اسناد و مدارکی که برای پرداخت ارائه می‌دهید، هم بالاتر می‌رود. در واقع تعهد شما با نشان دادن یک نسخه سند هم کاملاً به اثبات خواهد رسید.
تنخواه گردان نقدی
در این روش یک مبلغ مشخص یا ثابت را به تنخواه‌دار نمی‌دهند، بلکه تمامی هزینه‌هایی که او قرار است پرداخت کند، با استفاده از رسید، قبض و سند به ثبت می‌رسد تا بعداً مبلغ آن را حساب کند.
به هر حال شما هر نوع تنخواه‌گردان حسابداری را که انتخاب کرده باشید، می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار تنخواه گردان خیلی راحت مبلغ مشخص شده را تعیین کنید و نیاز به بررسی‌های خیلی پیچیده نباشد.
انواع تنخواه‌گردان در سازمان‌های دولتی
تنخواه‌گردانی در ادارات دولتی انواع دیگری دارد که عبارتند از:
تنخواه‌گردانی خزانه (ماده ۲۴ قانون محاسبات عمومی)
بانک مرکزی در ابتدای سال مالی، از محل اعتبارات مصوب، اعتبارات لازم برای هزینه‌های ضروری دستگاه‌های اجرایی کشور را در اختیار خزانه‌داری کل کشور قرار می‌دهد. این هزینه‌ها در پایان سال باید از محل تنخواه‌گردان پرداخت شود.
تنخواه‌گردان استان (ماده ۲۵ قانون محاسبات عمومی)
پولی که خزانه‌داری کل در ابتدای هر سال مالی از تنخواه خزانه برداشت می‌کند به حساب خزانه معین استان واریز می‌کند. این وجوه برای تامین نیازهای اساسی استان‌ها استفاده می‌شود.
تنخواه‌گردان حسابداری (ماده ۲۶ قانون محاسبات عمومی)
به پولی که خزانه‌دار استان از دفتر حقوق و دستمزد استان برای پرداخت هزینه‌های ضروری دستگاه‌های اجرایی استان بدون محدودیت در حساب دستگاه‌های اجرایی پرداخت می‌کند، می‌گویند.
تنخواه‌گردان پرداخت (ماده ۲۷ قانون محاسبات عمومی)
وجوهی که از حساب تنخواه از جانب ذی‌حساب دستگاه اجرایی برای انجام هزینه‌های لازم، در اختیار کارپرداز یا عامل ذی‌حساب قرار می‌گیرد و باید در پایان سال مالی تسویه شود.
دفتر انواع تنخواه‌گردان‌ها
دو نوع دفتر تنخواه وجود دارد که عبارتند از:
- دفتر تنخواه ستونی
- دفتر تنخواه تحلیلی
دفتر تنخواه ستونی
شامل چندین ستون برای ثبت هزینه‌های روزانه تنخواه است. این دفتر تنخواه دو ستون است: ستون بستانکار و بدهکار. ستون جزئیات که یک ستون واحد است، مربوط به جزئیات رسیدهای نقدی و هزینه‌ها می‌شود.
در ستون دیگر، تاریخ بدهی و بستانکار قرار داده می‌شود. علاوه بر این، پول دریافت‌شده از صندوق‌دار ارشد در ستون پول بدهی نوشته خواهد شد. در ستون بستانکار هم پول‌های خرج‌شده ثبت می‌شود. در نهایت ستون کل در سمت بستانکار که تمام هزینه‌ها را ثبت می‌کند، کل هزینه را نشان می‌دهد.
دفتر تنخواه تحلیلی
موثرترین راه برای ثبت انواع تنخواه‌گردان، دفتر نقدی تحلیلی است. در این روش تمام اطلاعات با جزئیات وارد می‌شوند و حالت تحلیلی دارند. یعنی می‌توان تمام هزینه‌ها را آنالیز کرد و برای شارژ مجدد حساب تصمیم گرفت.
عملیات تنخواه‌گردانی
در اکثر شرکت‌ها، تمام پرداخت‌های نقدی باید با چک انجام شود. با این حال، در مورد پرداخت تنخواه، پرداخت با چک انجام نمی‌شود.
سازمان‌های تجاری هزینه‌های روزانه مختلفی مثل هزینه‌های اداری، تمبر پستی، ارسال و غیره دارند که با پرداخت از طریق چک امکان‌پذیر نیست. به همین دلیل است که یک صندوق تنخواه برای رسیدگی به هزینه‌های خرد ایجاد می‌شود.
انواع تنخواه‌گردان‌ها طی سه مرحله ایجاد و گردانده می‌شوند:
تعریف صندوق
در این مرحله برای پرداخت هزینه‌های کوچک روزانه، یک صندوق تعریف می‌شود که معمولا یک حساب‌بانکی برای تنخواه‌دار می‌باشد و شارژهای تنخواه به این حساب بانکی واریز خواهند شد. خوشبختانه نیازی نیست هر گونه تغییر در صندوق تنخواه را وارد دفتر روزنامه کرد.
پرداخت با استفاده از وجوه
در حال حاضر تنخواه‌دار می‌تواند پول را با توجه به سیاست‌های هزینه شرکت صرف هزینه‌های روزانه کند. به عنوان مثال، می‌تواند برای حداکثر هزینه‌ها، محدودیت تعیین و هزینه برخی از اقلام یا فعالیت‌ها و غیره را محدود کند.
برای هر هزینه‌ای که می‌شود، تنخواه‌دار و تنخواه گیرنده باید یک کوپن نقدی کوچک یا رسید را امضا کنند. مقدار وجود موجود در صندوق انواع تنخواه‌گردان به ازای هر رسید تنخواه کاهش می‌یابد.
بنابراین، کل مبلغ در رسیدهای تنخواه باید با مبلغ کل خرج‌شده مطابقت داشته باشد. یک فرد بی‌طرف، مثل یک حسابرس، حساب‌ها را بررسی و تایید می‌کند که آیا دخل و خرج با هم مطابقت دارند یا خیر.
پر کردن دوباره صندوق
اگر قرار باشد صندوق انواع تنخواه‌گردان دوباره پر شود، تنخواه‌دار باید درخواست شارژ مجدد آن را بدهد. در این مرحله، تنخواه‌دار باید گزارشی از هزینه‌های تنخواه انجام‌شده تهیه و رسیدهای نقدی کوچک را به بخش مالی ارسال کند.
تیم مالی هزینه‌های قبلی را تایید و چک هزینه‌های تنخواه را برای دوره بعدی ارسال می‌کند.
جمع‌بندی
همانطور که دیدید حساب تنخواه‌گردان انواع مختلفی دارد. بسته به شرایط می‌توانید از شیوه‌های مختلف ستونی و تحلیلی برای ثبت اطلاعات تنخواه‌گردان در دفتر استفاده کنید.
به دو روش متغیر و ثابت هم می‌توان با حساب تنخواه‌گردان کار کرد. انواع تنخواه‌گردان در ادرات دولتی هم با توجه به نهادی که تنخواه را پرداخت می‌کند، متفاوت است.
