مدیریت چند شعبه با نرم افزار حسابداری شرکتی ابری

افزایش تعداد شعب معمولاً خبر خوبی برای یک کسب‌وکار است. یعنی بازار گسترده‌تر شده و سازمان فرصت رشد پیدا کرده است؛ اما در کنار این رشد، حجم کارهای مالی و مدیریتی هم افزایش می‌یابد و نیاز به ابزارهای مالی تخصصی مانند نرم افزار حسابداری شرکتی ابری تخصصی احساس می‌شود.

در چنین شرایطی، مدیریت و پایش همزمان چندین شعبه به چالشی جدی تبدیل می‌شود؛ چرا که نحوه دسترسی مدیران به اطلاعات مالی و کیفیت گزارش‌گیری، مستقیماً بر راندمان و تصمیم‌گیری‌های کلان سازمان تأثیرگذار است. در ادامه بررسی می‌کنیم که مدیران مجموعه‌های چند شعبه‌ای، با تکیه بر چه ویژگی‌ها و معیارهایی می‌توانند بهترین سیستم حسابداری را برای مدیریت مالی یکپارچه انتخاب کنند.

محدودیت های سیستم های حسابداری غیرتخصصی

یک نرم افزار حسابداری غیرتخصصی و محدود می‌تواند به بزرگترین مانع توسعه شرکت یا سازمان تبدیل شود. این مسئله نیز می‌تواند از رابط کاربری محدودت و فقدان زیرساخت‌های لازم آن‌ منشأ بگیرد. به طور مثال، چنین سیستمی می‌تواند از چند جهت در کار مدیریت مالی شرکتی تداخل ایجاد کند:

• تأخیر در گزارش‌دهی: این سیستم‌ها معمولاً در تولید گزارشات آن‌قدر کند عمل می‌کنند که امکان اتخاذ تصمیمات بحرانی و حیاتی را از مدیران مالی می‌گیرند.
• دوباره کاری‌های مکرر: رابط کاربری جزیره‌ای این سیستم‌ها به شدت راندمان نیروهای حسابدار را کاهش داده و هزینه منابع انسانی را افزایش می‌دهد.
• عدم ارائه تصویر یکپارچه از سازمان: تهیه گزارشات تجمیعی و گزارش‌های مجزا از عملکرد شعبات مختلف، در این سیستم‌ها به شدت دشوار و پیچیده است.
• بروز مغایرت: تفاوت در شیوهٔ ثبت، کدگذاری یا دسته‌بندی اطلاعات می‌تواند مقایسهٔ شعب را دشوار کند.

اکنون این پرسش مطرح می‌شود که برای جلوگیری از چنین چالش‌هایی، به چه نوع نرم ‌افزاری نیاز داریم؟ در ادامه، مهم‌ترین معیارهای انتخاب یک نرم‌ افزار حسابداری شرکتی ابری کارآمد را بررسی می‌کنیم.

نرم افزار چند شعبه ای چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

1.     کدینگ حسابداری 7 سطحی

نخستین ویژگی یک سیستم حسابداری مقیاس‌‌پذیر کدینگ حسابداری 7 سطحی شناور آن است. چنین قابلیتی تضمین می‌کند که در شرایط مناسب، امکان تعریف شعبات، واحدها، انبارها، کاربران و نقش‌های جدید را داشته باشید و نیازی به تهیه سیستم‌های مجزا نداشته باشید.

2.     رابط کاربری ماژولار و مجهز

رابط کاربری ماژولار میان بخش‌های مختلف مالی شرکت (شامل انبار، حسابداری، خزانه، تولید و …) یک پل اطلاعاتی دقیق می‌سازد و جلوی ورود مجدد بسیاری از اطلاعات را می‌گیرد و به سرعت عمل نیروی مالی کمک شایانی می‌کند.

3.     ساخت گزارشات تجمیعی و تفکیکی

یکی از نیازهای اصلی مدیران، دسترسی به دو نوع تصویر از عملکرد مالی است: گزارش کل سازمان و گزارش هر شعبه به‌صورت جداگانه. گزارش تجمیعی کمک می‌کند وضعیت کلی شرکت بررسی شود؛ گزارش تفکیکی هم نشان می‌دهد هر واحد چه سهمی در نتیجهٔ نهایی داشته است.

مثلاً مدیر می‌تواند هزینه‌ها و درآمدهای شعب را با هم مقایسه کند و در صورت مشاهدهٔ تفاوت، جزئیات همان شعبه را بررسی کند. ارزش گزارش زمانی بیشتر می‌شود که اطلاعات واحدها با ساختاری یکسان ثبت شده باشند و تهیهٔ گزارش، وابسته به گردآوری دستی فایل‌ها نباشد.

4.     امنیت چندسطحی و پیشرفته

هیچ چیز گرانبهاتر از اطلاعات مالی یک شرکت نیست. حذف، دستکاری، سرقت یا افشای این اطلاعات می‌تواند به بزرگترین عامل شکست آن‌ها تبدیل شود. از این رو سیستم‌ حسابداری موردنظر می‌بایست دارای پروتکل‌های امنیتی و اصول رمزنگاری کاملی باشد و به بهترین شکل از داده‌های مالی محافظت کند و در هر شرایطی اطلاعات از دست رفته را بازگرداند.

5.     تعریف کاربر نامحدود

طبیعتاً یکی از معیارهای مقیاس‌پذیری سیستم حسابداری شرکتی، قابلیت تعریف انبوه کاربران مختلف با نقش‌های مختلف در شعبات مختلف می‌باشد. همچنین افزایش تعداد و عملیات ناشی از کار این کاربران نباید بر روی سرعت نرم افزار تأثیر منفی بگذارد.

6.     تنظیم سطوح دسترسی کاربران

در یک مجموعه چند شعبه‌ای، همهٔ افراد نباید به همهٔ اطلاعات دسترسی داشته باشند؛ کاربران یک شعبه ممکن است فقط به اطلاعات همان واحد نیاز داشته باشند؛ مدیر مالی یا مدیرعامل نیز ممکن است به گزارش‌های گسترده‌تری احتیاج پیدا کند. به همین دلیل، نرم‌افزار مناسب باید امکان تعریف سطوح دسترسی را فراهم کند؛ از جمله مشخص‌ کردن این که هر کاربر چه اطلاعاتی را ببیند و چه عملیاتی انجام دهد.

7.     مکاتبات سازمانی و چت داخلی

مجموعه‌های منظم و پویا به یک سیستم مکاتبات واحد و در دسترس نیاز دارند تا از طریق آن اطلاعات و اسناد حساس را به اشتراک گذاشته و یا در خصوص موضوعی خاص گزارش و نظرخواهی کنند.

وجود ابزار مکاتبات سازمانی یا چت داخلی می‌تواند ارتباط میان کاربران را در کنار فرایندهای کاری قرار دهد. این امکان، زمانی بیشترین فایده را دارد که گفتگوها قابل‌ پیگیری باشند و کاربران بتوانند موضوعات مرتبط با کار را از مکالمات نامرتبط مجزا نگه دارند.

8.     سیستم مدیریت تنخواه گردان

مبالغ اعطاشده به تنخواه‌دارها در بلندمدت به رقم قابل توجهی تبدیل می‌شوند. طبیعتاً اگر سیستم موردنظر نتواند علت و موعد این پرداخت‌ها را ثبت و گزارش‌دهی کند، واحد مالی و تنخواه گردان مجموعه را دچار مشکل می‌کند. یک سیستم مدیریت تنخواه‌گردان می‌تواند ثبت و پیگیری هزینه‌ها را منظم‌تر کند و به واحد مالی کمک کند وضعیت تنخواه هر شعبه را بهتر کنترل کند.

9.     پشتیبانی تخصصی (مالی)

در زمان راه‌اندازی یا استفاده از قابلیت‌های حسابداری، پاسخ عمومی همیشه کافی نیست. گاهی کاربر برای فهم یک فرایند مالی، تنظیمات نرم‌ افزار یا شیوهٔ اجرای کار در شعبه، به راهنمایی دقیق‌تری نیاز پیدا می‌کند. پشتیبانی تخصصی مالی می‌تواند به کاربران کمک کند استفادهٔ درست‌تری از سیستم داشته باشند؛ به‌خصوص زمانی که سازمان چند شعبه و چند نقش کاری دارد.

بزرگترین معیار انتخاب نرم افزار حسابداری شرکتی چند شعبه ای

اگر بخواهید برای یک سیستم حسابداری قابل اطمینان و مقیاس پذیر هزینه کنید، بهتر است نرم افزارهای حسابداری شرکتی ابری را انتخاب کنید. این سیستم ها از چندین نظر نسبت به رقبای آفلاین و ویندوزی خود برتری دارند و می‌توانند به بهره‌وری سازمان چند شعبه‌ای شما کمک کنند:

• عدم نیاز به نصب یا محدودیت به سیستم عامل خاص
• عدم ایجاد محدودیت زمانی و مکانی برای دسترسی
• عدم نیاز به تهیه سخت افزارهای گران‌قیمت
• امکان جذب نیروهای دورکار و پروژه‌ای
• دریافت گزارشات جامع در کسری از زمان
• دریافت پشتیبانی و به‌روزرسانی‌ باکیفیت‌تر
• عدم افت سرعت در هنگام افزایش داده‌های مالی
• آسودگی خاطر از امنیت داده‌ها و بکاپ ‌گیری خودکار آن‌ها

این‌ها تنها بخشی از مزایای نرم افزار حسابداری شرکتی ابری هستند که یک مجموعه یا سازمان چند شعبه‌ای می‌تواند از آن‌ بهره‌مند شود. توصیه ما این است که برای درک عمیق‌تر امکانات و مزایای سیستم‌های ابری به دموی رایگان آن‌ها وارد شده و برای بررسی رابط کاربری آن‌ها شخصاً اقدام کنید.

این بررسی به شما کمک می‌کند تا درک بهتری از نیازهای شرکت چند شعبه‌ای داشته باشید و بتوانید جهت حرکت این دست از مشاغل را بهتر درک کنید.

آیا مهاجرت به نرم افزار شرکتی ابری سخت است؟

خوشبختانه مهاجرت به نرم افزارهای حسابداری ابری کار سختی نیست. این سیستم‌ها به واسطه ورودی اکسلی خود، انتقال و جابجایی اطلاعات قبلی را تسهیل می‌بخشند. حتی مشاهده شده است که توسعه‌دهندگان برتر، به واحد استقرار مجازی مجهز بوده و این فرایند را نیز بر عهده می‌گیرند.

بدین ترتیب هیچ زحمت یا دغدغه‌ای متوجه سازمان نخواهد بود و در زمان نیز صرفه‌جویی چشم ‌گیری ایجاد می‌شود. برای آگاهی بیشتر از این نوع خدمات، کافی است تا با واحد مشاوران مجموعه موردنظر ارتباط برقرار کنید و اطلاعات تکمیلی را دریافت کنید.

نویسنده: نیما مهاجر

کارشناس محتوای تخصصی مالی و حسابداری