6 ترفند کار با پاورپوینت که باید بدانید

به گزارش تجارت امروز؛ ترفند کار با پاورپوینت می‌تواند تجربه طراحی ارائه را برای شما آسان و سریع کند.  با به کار گیری این ترفند ها می توانید ارائه های خود را سریع تر و جذاب تر آماده کنید.

ترفند کار با پاورپوینت

کار پاورپوینت در نگاه اول بسیار ساده به نظر می‌رسد، اما وقتی مشغول ساختن اسلایدها می‌شوید، متوجه می‌شوید که هماهنگ کردن همه جزئیات چقدر می‌تواند زمان‌بر باشد. درست کردن یک اسلاید گاهی میتواند ساعت‌ها وقت شما را بگیرد و خسته‌کننده شود. اما خبر خوب این است که دیگر لازم نیست کار به این صورت پیچیده باشد. با یادگیری ابزارها، میانبرها و چند قابلیت پنهان پاورپوینت، می‌توانید سریع‌تر و راحت‌تر ارائه‌های حرفه‌ای بسازید.

ترفند اول؛ تغییر اندازه چند شکل همزمان

حتماً برایتان پیش آمده که بخواهید یک آیکون یا تصویر را دقیق در یک اسلاید بچینید اما متوجه شوید اندازه آن‌ها با هم متفاوت است و تغییر اندازه هر کدام جداگانه نیز زمان‌بر است.

خوشبختانه راه ساده‌تری وجود دارد: همه اشیاء را با نگه داشتن Shift انتخاب کنید یا یک کادر دورهمه ی آنها  بکشیدو همه را هم‌زمان انتخاب کنید. سپس یکی از دستگیره‌های گوشه را بگیرید و اندازه را تغییر دهید؛ همه اشیاء با هم تغییر می‌کنند و سریعاً ناهماهنگی‌ها برطرف می‌شوند.

ترفند دوم؛ استفاده دوباره از اسلایدهای موجود

ساخت اسلاید از ابتدا، حتی با استفاده از ابزارهای آماده ، زمان‌بر است. اگر قبلاً اسلایدهای مشابهی دارید، نیازی نیست دوباره بسازید پاورپوینت به شما اجازه می‌دهد اسلایدها را از ارائه‌های قبلی استفاده کنید.

در این ترفند کار با پاورپوینت باید به تب Insert بروید و در بخش Slides روی New Slide > Reuse Slides کلیک کنید. در پنل سمت راست، Browse را بزنید و فایل ارائه‌ای که می‌خواهید اسلایدش را وارد کنید، انتخاب کنید.

سپس اسلایدهای موردنظر را انتخاب کنید آن‌ها به‌طور خودکار با قالب فعلی شما هماهنگ می‌شوند. اگر می‌خواهید طراحی اصلی حفظ شود، قبل از انتخاب، گزینه Keep source formatting را فعال کنید.

ترفند سوم؛ یکدست کردن اسلایدها

وقتی میخواهید از اسلایدهای موجود استفاده کنید تا در وقتتان صرفه‌جویی کنید، ممکن است بعضی موارد مثل فونت، رنگ‌ها یا حاشیه‌ها با قالب اصلی شما هماهنگ نباشند و اسلایدها نامرتب به نظر برسند. اگر بخواهید این موارد را به صورت دستی اصلاح کنید وقت زیادی از شما می گیرد.

اینجاست که Format Painter به کمک شما می‌آید. شیء با سبک موردنظر را انتخاب کنید، در تب Home روی دکمه Format Painter کلیک کنید، سپس شیء موردنظر برای اصلاح را بزنید. با این کار قالب‌بندی ها مثل، اندازه، رنگ، حاشیه و پس‌زمینه همه با یک کلیک هماهنگ خواهند شد.

ترفند چهارم؛ استفاده از طرح های پیشنهادی پاورپوینت

اگر از طرح های تکراری خسته شدید و یا فرصت دانلود طرح های آماده را ندارید، قابلیت Designer در پاورپوینت می‌تواند نجات‌بخش باشد.  به تب Design بروید و روی Design Ideas کلیک کنید. پنلی در سمت راست باز می‌شود که می توانید پیشنهاد های خود پاورپوینت را ببینید.

این قابلیت Designer فقط طرح‌های تصادفی ارائه نمی‌دهد این ابزار می تواند محتوای اسلایدهای شما را تحلیل می‌کند و طراحی‌های مرتبط پیشنهاد می‌دهد.

ترفند پنجم؛ شخصی سازی نوار ابزار

پاورپوینت ابزارهای زیادی دارد، اما جابه‌جا شدن مداوم بین تب‌ها می‌تواند وقت‌گیر و گیج کننده باشد. برای اینکه راحت تر باشید می‌توانید از Quick Access Toolbar استفاده کنید تا با یک کلیک به دستورات پرکاربرد خود دسترسی داشته باشید.

روی فلش کوچک بالای پنجره کلیک کنید و More Commands را انتخاب کنید. دستورات موردنظر خود را از لیست سمت چپ انتخاب کرده، Add را بزنید و بعد OK کنید.

می‌توانید گزینه‌های پرکاربرد مانند Save، Undo، Format Painter یا New Slide را اضافه کنید و حتی ابزارهای پیشرفته مثل Selection Pane یا Slide Sorter را نیز انتخاب کنید.

ترفند ششم؛ تصاویر و ویدئوهای آماده پاورپوینت

تصاویر نقش بسیار مهمی در جذابیت هر ارائه دارند،کتابخانه آماده پاورپوینت ابزار فوق‌العاده‌ای برای حرفه‌ای‌تر کردن اسلایدها محسوب می‌شود. این کتابخانه شامل تصاویر، آیکون‌ها، نقاشی‌ها و حتی ویدئوهای آماده است. برای دسترسی به این منابع، به تب Insert بروید و گزینه‌های Pictures، Icons یا Stock Images را بررسی کنید.

با کمک قابلیت جستجو می‌توانید سریعاً تصاویر مناسب با موضوع خود را پیدا کرده و تنها با یک کلیک به اسلاید اضافه کنید. پس از اضافه شدن، امکان تغییر اندازه، رنگ و ترتیب لایه‌ها در پاورپوینت وجود دارد.

انتهای مطللب/ ز.خ