آیا کسب و کارهای نوپا به حسابدار نیاز دارند؟
کسب و کارهای نوپا با مسائل زیادی دست و پنجه نرم میکنند که یکی از آنها امور مالی است. امور مالی برای هر کسب و کار نوپایی اهمیت دارد. با این حال آیا این کسب و کارها به حسابدار حرفهای نیاز دارند؟ بر کسی پوشیده نیست که هر کسب و کاری برای موفقیت به فروش و کسب سود نیاز دارد. آگاهی از میزان فروش و سود از چه طریقی انجام میشود؟ از طریق حسابداری. به هر حال حسابداری موضوعی نیست که بتوان بهسادگی از کنار آن عبور کرد. البته این موضوع که کسب و کارهای نوپا هم به حسابدار نیاز دارند یا خیر، نیازمند بررسی بیشتر و دقیقتر است.
آشنایی با مفهوم کسب و کارهای نوپا یا استارتاپ
از مطرح شدن نام شرکتهای استارتاپی در جهان، نزدیک به دو دهه میگذرد، اما در آیندهای نه چندان دور، این شرکتها کنترل اقتصاد جهانی را به دست خواهند گرفت! امروزه تقریبا بیشتر مبادلات اقتصادی جهان از طریق استارتاپها انجام میشود. به همین دلیل حسابداری مالی این کسب و کارها اهمیت زیادی پیدا میکند، اما مفهوم کسب و کارهای نوپا چیست؟
استارتاپ نوعی کارآفرینی است که در آن تعدادی نیروی انسانی، اغلب جوان، ایدههای جدید خود را در راستای تولید خدمت یا محصول پیادهسازی میکنند. این تعریف را میتوان به بسیاری از شرکتهای مطرح جهان، مثل اپل، مایکروسافت، گوگل و … هم تعمیم داد. کسب و کارهای نوپا یا استارتاپها، قاعده و اصول کسب و کارها را از سنتی به مدرن تبدیل میکنند. معمولا در کسب و کارهای سنتی، مشتری به سراغ فروشنده میرود و خبری از تبلیغات گسترده نیست. در مورد کسب و کارهای نوپا یا استارتاپها اوضاع متفاوت است. این صاحبان کسب و کارها هستند که با تبلیغات و بازاریابی به سراغ مشتری میروند.
شاخصه دیگری که در مورد استارتاپها مطرح میشود، علمیبودن آنهاست. کسب و کارهای نوپا معمولا مبنای علمی دارند. در واقع این کسب و کارها برای دوام و پیشرفت در عصر تکنولوژی، محکوم به علمی بودن هستند. البته نباید از کنار اصول حسابداری، برای موفقیت کسب و کارهای نوپا به همین سادگی عبور کرد. اهمیت حسابداری برای کسب و کارهای نوپا چیست؟
چرا کسب و کارهای نوپا به حسابدار نیاز دارند؟
هر کسب و کاری که در هر زمینهای راهاندازی میشود، فروش کالا و خدمات را هدف اصلی خود قرار میدهد. در واقع کسب و کارهای نوپا و هر کسب و کار دیگری، برای بقا و پیشرفت به فروش و سود نیاز دارند. اما چگونه میتوان میزان فروش و سود را محاسبه کرد؟ چگونه باید زمان دقیق حسابهای پرداختنی و دریافتنی را متوجه شد؟ اینجاست که اهمیت حسابداری برای کسب و کارهای نوپا مشخص میشود.
اگر حسابداری وجود نداشته باشد، کسب و کارهای نوپا چگونه میتوانند هزینههای خود را محاسبه و پیگیری کنند؟ نقش حسابداری در موفقیت کسب و کارهای نوپا اهمیت بسیار زیادی دارد. در واقع کسب سود و موفقیت در کسب و کار نوپا، وابستگی زیادی به حسابداری دارد. به همین دلیل اغلب استارتاپها از همان بدو راهاندازی کسب و کار خود به دنبال جذب حسابداران ماهر و خبره هستند تا امور مالی خود را سر و سامان دهند.
بررسی چگونگی پیادهسازی حسابداری کسب و کارهای نوپا
همانطور که اشاره شد، کسب و کارهای نوپا به حسابدار نیاز دارند، اما حسابداری این نوع کسب و کارها شرایط متفاوتی نسبت به سایر کسب و کارها خواهد داشت. سایر کسب و کارهای عادی هنگام شروع فعالیت، برای تکمیل کادر خود، اقدام به استخدام نیروی انسانی مختلف از جمله حسابدار میکنند. با این حال استارتاپها اوضاع متفاوتتری دارند.
کسب و کارهای نوپا یا استارتاپها در ابتدا نیاز مبرمی به استخدام حسابدار ندارند. در واقع این کسب و کارها در ابتدا تمرکز اصلی خود را روی بازاریابی و تبلیغات میگذارند تا در بازار شناخته شوند. در این حالت استفاده از نرمافزارهای رایج حسابداری هم کارساز خواهد بود. به محض رشد و گسترش کسب و کار، استفاده از حسابدار حرفهای و حتی تیم حسابداری ضروری خواهد بود.
حسابدار در کنار تسلط به نرمافزارهای حسابداری، به رشد مالی کسب و کار کمک خواهد کرد. نرم افزارهای حسابداری گزارشهای تحلیلی ارزشمند و کاربردی را در اختیار صاحبان کسب و کار قرار میدهد. برای پیادهسازی حسابداری در کسب و کار نوپا، باید فعالیتهای زیر را انجام داد:
- تعیین و مشخص کردن ساختار کسب و کار
- استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب
- تعیین حساب بانکی جداگانه برای کسب و کار
- ایجاد یک سیستم حسابداری جامع برای کسب و کار
۱۰ اصل مهم که باید در حسابداری کسب و کارهای نوپا رعایت شوند
حسابداری کسب و کارهای نوپا، کمی متفاوتتر از کسب و کارهای گسترشیافته است. حسابداری کسب و کارهای جدید، اصول خاص خود را دارد که باید توسط صاحبان آن رعایت شوند.
۱. تطبیق حسابهای بانکی
باید تمامی صورتهای بانکی یا مالی با جزئیات ثبت شوند. تطبیق صورتهای بانکی، امکان متعادل کردن دفتر کل را فراهم میکند. به این ترتیب میتوان اشتباهات بانکی، کارمزدهای اضافی و … را محاسبه کرد.
۲. حقوق و دستمزد
موضوع حقوق و دستمزد در صورتی که کارمندی ندارید منتفی خواهد بود. اما اگر حتی یک کارمند هم دارید، باید حقوق و دستمزد او را پیگیری کنید. دقت داشته باشید که حقوق و دستمزد کارکنان باید به صورت دقیق محاسبه و به موقع پرداخت شود.
۳. تطبیق صورتحساب کارت اعتباری
امروزه تقلب و کلاهبرداریهای زیادی از کارتهای اعتباری انجام میشود. این موضوع ممکن است در ابتدای راهاندازی کسب و کار نوپا، ضررهای زیادی تحمیل کند. به همین دلیل تطبیق صورتحسابهای کارت اعتباری اهمیت زیادی پیدا میکند. بهترین راه، تهیه نسخه پشتیبان از هر هزینه کارتهای اعتباری است.
۴. مدارک پرداخت
مدرک هر تسویهای که انجام میشود، باید نگداری شود. ممکن است تامینکننده فقط در صورت ارائه مدرک پرداخت، حاضر به ارسال محصول یا خدمات باشد. از در دسترس بودن صورتهای بانکی و مدارک پرداخت، باید اطمینان حاصل شود.
۵. ایجاد فاکتور
یک کسب و کار نوپا، باید برای مشتریان خود صورتحساب یا فاکتور تهیه کند. این یکی از اصول مهمی است که باعث حفظ و پیشرفت کسب و کار خواهد شد. از طرف دیگر ایجاد فاکتور، باعث پیگیری و ردیابی حسابهای دریافتنی میشود که در حسابداری اهمیت زیادی دارد. برای کسب سود و دریافت پول بیشتر، پیگیری صورتحسابها و فاکتورها به صورت مرتب ضروری است.
۶. پیگیری هزینههای راهاندازی
یکی از مشکلاتی که کسب و کارهای نوپا با آن دستوپنجه نرم میکنند، هزینههای راهاندازی کسب و کار است. برای جلوگیری از ضرر و زیانهای احتمالی، باید هزینههای راهاندازی به صورت دقیق محاسبه و مرتبا پیگیری شوند.
۷. پیگیری حسابهای دریافتنی
فرقی نمیکند که مشتریان از طریق چک، کارت اعتباری یا به صورت نقد، صورتحساب خود را پرداخت میکنند. تمام حسابهای پرداختنی توسط مشتریان، باید پیگیری و ردیابی شوند. این حسابها توسط حسابدار پیگیری و بایگانی میشوند.
۸. تهیه اظهارنامه مالیاتی
طبیعتا این عامل برای کسب و کارهای کاملا جدید، اهمیت زیادی ندارد. اما در صورت پیشرفت کسب و کار نوپا، باید اظهارنامه مالیاتی جدی گرفته شود. بهترین کار بایگانی اظهارنامههای مالیاتی تا مدت زمان ۳ ساله است. این کار باعث جلوگیری از مشکلات مربوط به جرائم مالیاتی و … خواهد شد.
۹. پرداخت صورتحسابها
موضوع اعتبار یکی از مهمترین مواردی است که برای هر کسب و کار نوپایی اهمیت دارد. کسب و کارهای نوپا باید از همان ابتدا اعتبار مناسبی نزد تامینکنندگان و فروشندگان خود کسب کنند. این اعتبار از طریق عمل به تعهدات مالی و پرداخت صورتحسابها در زمان مقررشده کسب میشود. در حسابداری کسب و کارهای نوپا، باید صورتحسابها به صورت هفتگی پیگیری شوند. تمام هزینههای مربوط به تامینکننده باید پرداخت شوند.
۱۰. صورتهای مالی
هر کسب و کار نوپایی، باید صورتهای مالی خود را به صورت ماهانه یا فصلی چاپ کند. این گزارشات اطلاعات زیادی در اختیار صاحبان کسب و کار، برای بهبود اوضاع مالی قرار خواهند داد. معمولا صورتهای مالی از طریق بهترین نرم افزار حسابداری ارائه میشوند.
ضرورت استفاده از نرم افزارهای حسابداری در کسب و کارهای نوپا
همانطور که اشاره شد، کسب و کارهای نوپا در بدو راهاندازی کسب و کار به حسابدار حرفهای نیاز ندارند. با این حال برای جلوگیری از اشتباهات انسانی، باید از نرم افزارهای حسابداری مناسب استفاده کرد. اغلب بنیانگذاران کسب و کارهای نوپا در امور مالی مهارت بالایی دارند. به همین دلیل میتوانند فرایند فروش و رویدادهای مالی را به صورت دقیق پیگیری کنند. به این ترتیب مدیران فروش به صورت مستقیم در رویدادهای مالی و فروش کسب و کار شرکت میکنند.
معمولا کسب و کارهای نوپا، فرایندهای حسابداری پیچیده زیادی ندارند. به همین دلیل بهتر است بنیانگذاران کسب و کار نوپا خود مسئولیتهای حسابداری را در ابتدا از طریق نرم افزار برعهده بگیرند. این کار علاوهبر سر و سامان دادن به امو مالی، باعث آشنایی بیشتر بنیانگذاران با امور مالی کسب و کار میشود. از طرف دیگر برای محاسبه هزینههای تبلیغات و بازاریابی، انجام امور حسابداری از طریق نرم افزارهای مناسب ضروری است. این موضوع اهمیت آشنایی مدیران استارتاپ با امور حسابداری را نشان میدهد.
از طریق حسابداری کسب و کارهای نوپا، حاشیه سود ناخالص و خالص پیگیری و محاسبه خواهد شد. به این ترتیب بنیانگذاران از سود کسبشده در کسب و کار مطلع خواهند شد. تمامی این اطلاعات در تعیین استراتژیهای مالی کسب و کار نوپا و رشد و توسعه آن اهمیت بسیار زیادی دارد.
