انواع رسید و حواله انبار؛ کلید موفقیت در کنترل موجودی کالا
مدیریت دقیق و مستندسازی ورود و خروج کالا با انواع رسید و حواله انبار، کلید کنترل بهینه موجودی و تسهیل فرآیندهای مالی سازمان است. در این مطلب، مهم‌ترین انواع رسید و حواله‌های انبار را به صورت جامع و کاربردی بررسی می‌کنیم.
انواع رسید و حواله انبار از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت دقیق ورود و خروج کالا در انبار به شمار می‌روند. مدیریت صحیح این اسناد، پایه‌گذار یک انبارداری اصولی و حرفه‌ای است که نقشی کلیدی در کنترل موجودی، ثبت حسابداری و ارزیابی‌های مالی سازمان ایفا می‌کند. در این مطلب از تجارت امروز، فرآیند ورود کالا به انبار و انواع رسیدها و حواله‌های انبار را با جزئیات بررسی می‌کنیم.
فرایند ورود کالا به انبار تا ثبت رسید انبار
این فرایند با هدف افزایش دقت و کنترل کالاهای موجود در انبار انجام و در کل شامل مراحل زیر می‌شود:
- ثبت ورود کالا: با ورود کالا به انبار مشخصات آن ثبت می‌شود.
- بررسی کیفیت و کمیت: کیفیت و کمیت کالا طبق مشخصات اعلام‌شده توسط متصدی انبار بررسی و تأیید می‌شود.
- تطابق با سفارش: کالا و محصول اگر خریداری شده باشد با سند خرید آن تطبیق داده می‌شود.
- برچسب و ثبت: برچسب‌ها و کدهای مشخصی برای کالا تولید شده و به آن الصاق می‌شود.
- ثبت در سیستم: اطلاعات مربوط به رسید انبار به سیستم مدیریت انبار وارد می‌شود.
رسید انبار شامل چه اطلاعاتی است؟
رسید انبار یک سند مهم در سیستم مدیریت موجودی و کنترل انبار است که مدرک تأییدکننده وجود کالا در سیستم انبار محسوب می‌شود. هر رسید انبار باید شامل اطلاعاتی از کالا یا محصول واردشده به انبار باشد. اجزای اصلی این اطلاعات در ادامه آورده شده است.
- نام کالا: نام رسمی محصول یا کالای دریافت‌شده
- تعداد واحدهای کالا: تعداد واحدهای سنجش مثل عدد، کیلوگرم، متر مکعب، لیتر و….
- تاریخ دریافت: تاریخ ورود کالا به انبار
- شماره رسید یا سند: شماره مرجع یا سریال که برای هر رسید انبار به صورت یکتا صادر می‌شود
- مشخصات فنی: شامل اطلاعات فنی مثل شماره سریال، مشخصات فنی، سایز، رنگ یا موارد دیگر
- اطلاعات فروشند و خریدار: شامل نام و اطلاعات تماس فروشنده و خریدار
- امضا و تأیید: امضای تحویل‌دهنده و تحویل‌گیرنده کالا
انواع رسید انبار زمانی کاملاً معتبر شناخته می‌شوند که فاکتور خرید یا صورت وضعیت کالا به آن پیوست شده باشد.
انواع رسید انبار بر اساس مرجع ورود آنها
با توجه به گوناگونی فعالیت‌ها و سیستم‌های انبارداری ممکن است انواع رسید انبار نیز مختلف باشند. برخی از عناوین مشترک و عمومی برای رسید انبار را در ادامه معرفی می‌کنیم:
۱. رسید خرید داخلی
منظور از خرید داخلی، کالا یا مواد اولیه‌ای است که از منابع داخل کشور خریداری شده و به صورت موقت یا دائم وارد انبار می‌شوند و باید سند آنها در نرم افزار انبارداری به ثبت برسد.
۲. رسید خرید خارجی
منظور از خرید خارجی، کالا یا مواد اولیه‌ای است که از منابع خارج از کشور خریداری شده و به صورت دائم یا موقت وارد انبار می‌شود.
۳. رسید برگشت کالای مازاد بر نیاز
هر کالایی که پیش از این تحویل یکی از بخش‌های داخلی سازمان شده باشد و تعداد و اندازه آن بیش از میزان مورد نظر بر مصرف باشد، زمانی که مجدداً به انبار وارد می‌شود، با عنوان برگشت کالای مازاد بر نیاز در سند انبارداری ثبت می‌شود. ممکن است در سیستم‌ها و نرم افزارهای انبارداری عناوین مختلفی برای این شیوه بازگشت کالا به انبار در نظر گرفته شده باشد و اصطلاح کالای مازاد بر مصرف یک اصطلاح مورد تأیید و یکسان برای تمامی اسناد انبارداری نیست.
۴. رسید کالای تولیدشده یا محصول
معمولا محصولات تولیدشده در هر صنعت و کارگاه مستقیماً به فروش نمی‌رسند بلکه در ابتدا وارد انبار شده و پس از ثبت در انبار به فروش می‌رسند و مراحل ثبتی خود را طی می‌کنند. در صورتی که کنترل کیفیت برای کالا و محصول تولیدشده پیش از تحویل آن به انبار انجام شده باشد، رسید کالا در وضعیت دائم ثبت می‌شود و در صورتی که نیاز به انجام آزمایش‌های کنترل کیفیت وجود داشته باشد، رسید دریافت کالا در وضعیت موقت صادر خواهد شد. این رسید یکی از متداول‌ترین انواع رسید انبار است.
۵. رسید دریافت کالای نیمه‌تمام از خط تولید
در تولید برخی از کالاها و محصولات به دلایل مختلف تولید محصول در یک مرحله متوقف می‌شود و تکمیل و اتمام تولید آن با برون‌سپاری انجام می‌شود. در این حالت ابتدا محصول وارد انبار شده و رسید آن به صورت دریافت کالای نیمه‌تمام به ثبت می‌رسد و سپس حواله خروج آن صادر می‌شود. پس از تکمیل محصول نیز مجدداً رسید دریافت کالا در سیستم انبارداری ثبت شده و کالا یا محصول ادامه روال ثبتی خود را با توجه به شرایط طی خواهد کرد. انجام تمامی این مراحل جهت شفاف‌سازی اسناد حسابداری صورت می‌گیرد.
۶. رسید دریافت زائدات و ضایعات از خط تولید
زمانی که زائدات و ضایعات به‌وجودآمده در خط تولید ارزشمند محسوب شوند به انبار منتقل می‌شوند تا در مراحل بعدی به استفاده یا فروش برسند. ارزش مادی دلیل اصلی ورود و ثبت این نوع از کالا به انبار است.
۷. رسید کالای ساخته‌شده در واحدها (فنی مهندسی)
معمولاً نمونه‌های اولیه یا نمونه‌های تحقیقاتی از هر محصول در بخش تحقیق و توسعه یا بخش فنی و مهندسی تولید می‌شوند. این نمونه‌ها در تعداد محدود و کمی تولید می‌شوند و پس از تکمیل در انبار نگهداری خواهند شد. رسید ثبتی این نوع از کالاها یا محصولات با عنوان کالای ساخته‌شده در واحدها (نه خط تولید) به ثبت می‌رسد.
۸. رسید دریافت کالای امانی
به هر دلیلی ممکن است کالاهایی به صورت امانت وارد انبار شوند. در امور حسابداری این نوع سند مسئله مالکیت مطرح است که باید در ثبت آنها به درستی اعمال شود تا در مراحل بعدی و حسابرسی‌ها با مشکل مواجه نشوند.
۹. رسید دریافت کالا از انبار دیگر (انتقال بین انبارها)
سازمان‌ها و شرکت‌های تولید ممکن است به دلایل مختلفی انبارهای متعدد داشته باشند. انتقال کالا و محصولات از انبارهای مختلف باید با سند و روال مشخص به خود به ثبت برسند تا اختلالی در سیستم انبار به وجود نیاید.
۱۰. رسید برگشت از فروش
اگر به هر دلیلی کالای فروخته و خارج‌شده از انبار از طریق فروش، دوباره به آن بازگردانده شود باید سند آن تحت عنوان رسید برگشت از فروش به ثبت برسد.
با توجه به مواردی که در بالا گفته شد، هر گونه انتقال و جابه‌جایی کالا و محصول به انبار، در انبارها و از هر انبار، نیاز به ثبت دقیق و تحت عناوین تخصصی خود را دارد. تمامی این امور و صدور انواع رسید انبار جهت تسهیل حسابداری انبار و آگاهی کامل از چرخش و میزان موجودی کالا در انبار است. مدیریت انبار، فروش و حسابداری در انجام ارزیابی‌های خود به ثبت تمامی این موارد نیاز دارند.
انواع رسید انبار بر اساس ماندگاری آنها در انبار
بر این اساس ۳ مورد رسید داریم که در ادامه به آن ها خواهیم پرداخت:
رسید موقت انبار
برای کالاهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که به صورت موقت در انبار نگهداری می‌شوند. مثلاً اگر کالایی تولید یا خریداری شده و نیاز به کنترل و بازرسی داشته باشد برای آن رسید موقت صادر می‌شود. اطلاعات رسید موقت شامل نام کالا، تعداد واحدهای کالا، تاریخ ورود به انبار، مشخصات فنی کالا و جزئیات ضروری دیگر می‌شود. تنها تفاوت رسید موقت انبار با رسید دائم انبار این است که رسید موقت انبار به حسابداری انبار منتقل نمی‌شود.
رسید دائم انبار
همان رسید ورود است که به عنوان سند در سیستم انبارداری ثبت می‌شود. کالا پس از ورود به انبار از دارایی‌های آن به شمار می‌رود. بهتر است که هم‌زمان با صدور رسید انبار، سند حسابداری آن نیز صادر و برای تسویه به حسابرسی انبار منتقل شود.
رسید مستقیم کالا
اگر کالای ورودی به انبار بدون توقف در انبار به بخش دیگری از سازمان منتقل شود، از این رسید استفاده می‌شود. رسید مستقیم کالا یکی از اسناد حسابداری به شمار می‌آید. از موارد کاربرد رسید مستقیم کالا زمانی است که کالایی کمیاب شده باشد یا تعداد سفارش آن پایین باشد یا انبار کردن آن هزینه بیشتری را برای سازمان به دنبال داشته باشد.
انواع رسید انبار از نظر روش ثبت
فرایند صدور رسید انبار ممکن است به روش‌های مختلفی صورت گیرد. در هر صورت باید اطلاعات و مشخصات کالای واردشده به انبار به درستی و دقت به ثبت برسد، به گونه‌ای که روش ثبت آن اخلالی از مدیریت انبار ایجاد نکند.
- رسید انبار استاندارد: در این نوع رسید انبار فرم الکترونیکی برای ثبت مشخصات کالا در نظر گرفته شده است که در سیستم مدیریت انبار تعریف شده و پس از تکمیل، طبق اصول و قوانین جاری انبارداری مراحل ثبت و ذخیره خود را طی می‌کند.
- رسید انبار دستی: در کسب‌وکارهای کوچک و فرایندهای ساده انبارداری از این شیوه استفاده می‌شود که اطلاعات کالا و محصول در یک سیستم فیزیکی و به صورت غیرخودکار به ثبت می‌رسد. تنظیم سند در این روش باید به گونه‌ای باشد که در امور انبارداری و حسابداری هیچ‌گونه نقص و خللی وارد نسازد.
- رسید انبار با بارکد: یکی از شیوه‌های نوین انبارداری به شمار می‌رود و کالاهای واردشده هر کدام بارکدی خواهند داشت که توسط اسکنر خوانده و مراحل ثبت به صورت خودکار انجام می‌شود.
روش‌های دیگری نیز برای ثبت ورود کالا به انبار وجود دارد که در اینجا تنها به متداول‌ترین آنها اشاره شده است.
قبض انبار چیست؟
قبض انبار نوعی سند رسمی مشابه رسید انبار است که معمولاً برای کالاهای با ارزش بالا، خاص یا گران‌قیمت صادر می‌شود و در سیستم انبارداری به عنوان سند مالکیت نگهداری کالا ثبت می‌شود.
حواله انبار چیست؟
حواله و رسید انبار در جهت مستندسازی به کار می‌روند. این دو با هم فرق دارند و هر کدام کاربرد خود را دارند. رسید انبار و انواع آن پیش از این توضیح داده شد اما حواله انبار Warehouse Remittance به سندی گفته می‌شود که در زمان خروج کالا از انبار یا انتقال آن از انباری به انبار دیگر صادر می‌شود. انواع حواله انبار به شکل‌های مختلف خروج کالا از انبار تعلق می‌گیرد.
انواع حواله انبار
با توجه به نوع فعالیت و ابعاد سازمانی شرکت و انبار آن ممکن است از حواله‌های مختلفی استفاده شود. برخی از انواع حواله انبار در ادامه به اختصار آورده می‌شوند:
- حواله فروش کالا: اصلی‌ترین و کاربردی‌ترین حواله در سازمان‌هاست.
- حواله مصرف کالا در مراکز هزینه: برای کالایی است که به مصرف سازمانی می‌رسد.
- حواله مصرف کالا در پروژه عملیاتی: برای کالایی است که در پروژه‌های مربوط به سازمان به مصرف می‌رسد.
- حواله آزمایش کالا: کالا برای انجام آزمایش از انبار خارج می‌شود.
- حواله امانت کالا: کالا به فرد یا سازمان دیگری به عنوان امانت سپرده می‌شود.
- حواله مرجوعی کالا به بخش تولید: کالایی که دارای کیفیت لازم نیست و به بخش تولید بازگردانده می‌شود.
- حواله مرجوعی کالا به تأمین‌کننده: کالا دچار ایراد یا آسیب‌دیدگی شده و به تأمین‌کننده اولیه بازگردانده می‌شود.
تفاوت‌های حواله فروش با انواع رسید انبار
| ویژگی | رسید انبار | حواله انبار |
|---|---|---|
| کاربرد | ثبت ورود کالا به انبار | ثبت خروج کالا از انبار |
| ارتباط با سیستم مالی | به‌روزرسانی موجودی | کاهش موجودی و تطابق با حسابداری |
| انواع رایج | موقت، دائم، مستقیم | فروش، مصرف داخلی، امانت و مرجوعی |
