مراحل مستند سازی را بشناسید

به گزارش تجارت امروز؛ نگاهی دقیق به مدیریت اسناد و مستند سازی نشان می دهد که تحقق چنین امری نیاز به مقدماتی اساسی دارد، چهار اقدام اساسی در این زمینه عبارتند از:

الف) برنامه ریزی برای ثبت و مستندسازی رویدادها و دستاوردها که حاصل نهایی آن، آماده شدن اسناد و مدارک است.

ب) طرح ریزی یک سامانۀ قوی و کارآمد برای نگهداری اسناد و مدارک؛

ج) طراحی یک فرایند یا سامانۀ مفید و اثربخش برای بازیابی و دسترسی سریع به اطلاعات موجود در اسناد و مدارک به منظور بهره گیری از این اطلاعات در حوزه های مختلف تصمیم گیری، اطلاع رسانی و مسئله گشایی؛

د) تکمیل، پردازش و روزآمدکردن مستمر اسناد و مدارک و محتوای آنها؛

“مستند سازی در روابط عمومی دو بخش عمده دارد:
۱- تولید مستندات با بهره گیری از ابزارهای نوشتاری، سمعی و بصری؛

۲- تهیه اطلاعات دقیق از اثر تولید شده.

در مرحله اول روابط عمومی، بر مبنای سیاستهای سازمان، اقدام به گردآوری مستندات در مورد فعالیتهای سازمان می کند. اما جمع آوری این اطلاعات به تنهایی برای روابط عمومی بی فایده است، چراکه با افزایش حجم داده ها و اطلاعات، یافتن این اطلاعات به سختی امکان پذیر است، لذا روابط عمومی باید علاوه بر تولید مستندات، اطلاعات کافی در مورد آن گردآوری کرده و به مستند تولیدی ضمیمه کند. در مرحله دوم مستند تولید شده، باید بر مبنای سیاستهای روابط عمومی با بهره گیری از یک سیستم طبقه بندی، نظم داده شود. با این کار، روابط عمومی در شرایط بحران، یا برخی مناسبتها که نیازمند این نوع اطلاعات باشد می تواند به راحتی، اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورد.” (تنگ شیر،۱۳۹۴)

یکی از مهمترین جنبه‌های مدیریت پروژه، مستندسازی است. گاه به دلیل ضعف مستندسازی، مجریان یک پروژه، از هدف نهایی و حتی مسئولیتشان درک دقیقی ندارند و این موضوع زمینه‌ساز دوباره ‌کاری خواهد شد.

برای مستندسازی موثر، لازم است:
۱- همه جنبه‌های پروژه را بررسی کرده و اطلاعاتی برای پرسشهای مختلف (چرا، چه‌کسی، چه‌چیزی) داشته باشیم؛

۲- روش پیاده‌سازی مناسبی داشته باشیم که هم اطلاعات مستند شده به سادگی قابل دسترسی باشد و هم مطمئن باشیم همه اعضا در انجام مستندسازی مشارکت می‌کنند.

استفاده از تجارب مستند شده مدیران به عنوان یکی از ارزشمندترین سرمایه های بشری است. به عبارت دیگر، مستندسازی و مجموع تمام تجربیاتی که در موقعیتها و شرایط متفاوت حاصل شده اند، می تواند مدیران و سازمانها را در جهت نیل به اهداف کلان و استراتژیک خودیاری رساند.

“مراحل اصلی یک طرح مستندسازی مراحل اصلی چنین طرحی را به شرح زیر اعلام کرد:

۱. پیش بینی اطلاع رسانی و مستندسازی در طرح یا برنامۀ اصلی؛

۲ . طرح ریزی کامل برنامۀ اطلاع رسانی و مستندسازی؛

۳ . شناسایی انواع فعالیتهای مربوط به مستندسازی (مکتوب، عکس، خبر، اسلاید، مصاحبه، فیلم و…)؛

۴ . پیش بینی نیروی انسانی لازم برای مستندسازی؛

۵ . تنظیم جدول زمان بندی برنامۀ مستندسازی و تعیین مراحل و زمانهای ثبت رویداد یا گردآوری اطلاعات؛

۶ . برآورد هزینه ها و گنجاندن بودجۀ مستندسازی در بخش اطلاع رسانی طرح؛

۷ . تولید و گردآوری اطلاعات و تبدیل آن به اسناد و مدارک؛

۸ . پالایش، ویرایش، گزینش و آماده سازی اسناد و مدارک مورد نیاز در قالب آلبوم عکس، فایل صوتی، گزارش مکتوب، گزارش صوتی و تصویری، اسلاید، پاورپوینت، پوستر، کاتالوگ، بروشور…؛

۹. برنامه ریزی و پیش بینی فضا و امکانات لازم برای طبقه بندی، کدبندی، بایگانی، نگهداری، بازیابی، روزآمدسازی، و در صورت لزوم، امحای اسناد و مدارک”.